Фрилансер: не позволит ли сокращение времени на обработку электронной почты выделять больше времени на развитие профессиональных навыков?

Студент: я думаю, вы не так много пользуетесь электронной почтой!

Неработающий родитель: не позволит ли сокращение подписок по электронной почте найти более продуктивное применение вашему времени?

Способны ли вы принять волевое решение проверять электронную почту не больше трех раз в день?

Как просто и быстро сократить на треть время, которое тратится на совещания?

Доводилось ли вам недавно присутствовать на отличном собрании? Вряд ли. Большинство из них отличаются крайне плохой организацией и крайне низкой эффективностью.

В ходе опроса, проведенного в 2015 году сервисом Clarizan, 35 % опрошенных заявили, что их еженедельные совещания и планерки являются напрасной тратой времени. Зачастую люди встречаются только лишь для того, чтобы сообщить или услышать информацию, которую можно было бы распространить каким-либо другим способом за несколько минут. А если десять человек одновременно сидят и «напрасно теряют» время, то в общей сложности это составляет десять часов потерянного рабочего времени! Теперь посчитайте, во сколько вам обходятся эти встречи.

Между тем, по оценкам профессора Гарвардского университета Нэнси Коэн, в одних только Соединенных Штатах ежедневно проводится около 11 миллионов совещаний!

Чем объясняется такая низкая эффективность?

Совещания начинаются с опозданием. Является ли это следствием непрофессионального поведения или же того факта, что у многих встречи идут друг за другом впритык, большинство совещаний начинается позже назначенного времени. В результате привычка опаздывать становится феноменом корпоративной культуры. Какой смысл вовремя приходить на совещание, если его начало все равно задержится на 10–15 минут? Когда десятки, сотни и даже тысячи человек сидят и ждут чьего-то прихода, чтобы начать собрание, за год эти минуты ожидания могут сложиться в десятки часов потерянного рабочего времени.

На совещании присутствуют ненужные люди. Судя по всему, организаторы руководствуются принципом «Лучше позвать больше людей, чем меньше!». В результате человек, которого пригласили «на всякий случай» и которому не хватило мужества отказаться, понапрасну тратит свое рабочее время, а если к тому же он чувствует себя обязанным задавать вопросы или вносить свои идеи, он может впустую расходовать и время всех остальных людей, присутствующих на совещании.

Закон тривиальности Паркинсона. Также известен как «эффект велосипедной парковки». Этот закон гласит, что организации тратят бо́льшую часть ресурсов на обсуждение маловажных, тривиальных вопросов и неоправданно мало времени на согласование наиболее важных вещей. Говорят, что этот закон был сформулирован Паркинсоном после одного реального случая. Однажды он присутствовал на заседании комитета, основной целью которого было утвердить планы постройки атомной электростанции стоимостью десятки миллионов долларов. Эта задача была решена быстро и практически без возражений, после чего комитет принялся очень детально и активно обсуждать такой тривиальный вопрос, как организация велопарковки для персонала. Поскольку атомная электростанция – штука сложная, члены комитета всецело понадеялись на профессионализм проектировщиков. Однако с велопарковками в своей жизни сталкивались практически все, поэтому каждый постарался высказать свои предложения или возражения.