• «[тема]. КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ» – это мой любимый вид письма, когда я могу уместить все сообщение в строке темы. Предупреждение «конец письма» говорит получателю о том, что ему не нужно его открывать – все его содержимое находится в строке темы.
Делайте электронные письма максимально короткими. В наши дни краткость – это не проявление невежливости, а наоборот, знак уважительного отношения к другому человеку и его занятости (не говоря уже о вашем собственном времени).
Существует даже целое движение за то, чтобы приучить людей относиться к сообщениям по электронной почте как к СМС-сообщениям. На сайте www.five.sentenc.es нас призывают ограничить письма пятью предложениями (а лучше даже меньше) и добавлять в конце ссылку на этот сайт, чтобы объяснить причины такой лаконичности.
Зачем использовать сто слов, когда может хватить и десяти? Краткость важна везде, будь то электронное письмо, отчет, презентация или предложение о продаже. Она делает вас более убедительным.
Найоми Симсон, основатель RedBalloon, автор книги «Живите тем, что вы любите» (Live What Your Love), инвестор в австралийской версии телешоу «В бассейне с акулами»
Пишите электронные письма «по существу». Я приучил себя составлять письма из трех предложений, отбрасывая всю незначительную информацию и оставляя только самые существенные моменты. Это экономит и мое собственное время, и время получателей.
Райан Холмс, основатель и генеральный директор компании HootSuite
Как очистить почтовый ящик за десять минут
У моей знакомой Кристины в почтовом ящике больше 10 000 писем, причем большинство из них непрочитанных! Можете себе представить?
Если у вас похожая ситуация, у вас может возникнуть желание объявить себя, как получателя электронной корреспонденции, полным банкротом и начать жизнь с чистого листа – а вернее, начать правильное управление своей электронной почтой с чистого почтового ящика.
Вот что я предлагаю:
1. Разобраться со всей электронной почтой, поступившей в течение последних 48 часов.
2. Создать папку под названием «Старые сообщения».
3. Переместить в нее ВСЕ оставшиеся входящие сообщения.
4. Готово! Ваш почтовый ящик чист, и вы можете начать новые отношения с вашей электронной почтой без груза прошлых ошибок.
Не является ли это в некотором смысле обманом? Возможно.
Нельзя ли заархивировать письма, а не создавать новую папку? Можно.
Но почему вы не сделали этого раньше – не заархивировали, не удалили или не сохранили в виде файлов все эти сообщения? Чего вы ждали? Большинство людей говорят мне, что боятся удалить или пропустить что-то важное. Судя по всему, они просто не знают, как пользоваться функцией архивирования. В этом случае самое простое решение – создать свою папку и переместить туда всю почту. Вперед!
Как это применимо
Если вы…
Предприниматель: не позволит ли эффективное управление электронной почтой снизить уровень стресса и тратить больше времени на деятельность, приносящую доход?
Руководитель: не позволит ли сокращение времени на обработку электронной почты тратить больше времени на стратегические приоритеты?