Отказаться от всех подписок. Вам действительно нужны все эти рассылки с веб-сайтов? Эти сумасшедшие скидки? Эти потоки «новостей», единственная цель которых – заставить вас кликнуть мышкой? Не позволяйте этим заинтересованным лишь в своей выгоде отправителям бесцеремонно вторгаться в ваш рабочий день, прерывать ваши занятия, чтобы соблазнить вас своими предложениями. Они стараются всеми силами проникнуть в вашу голову и завладеть вашим вниманием, но у них не будет возможности этого сделать, если вы – первое и самое главное – закроете им путь в ваш почтовый ящик. Зайдите в свою электронную почту и решительно отпишитесь от всех рассылок, которые только найдете! Также существует замечательный сайт www.unroll.me, который позволяет легко отписаться от всех ненужных подписок, а оставшиеся сгруппировать в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в установленное время.
Отключите уведомления о входящих письмах. Электронная почта по своей природе не предназначена для срочной коммуникации, и в нынешние времена, когда большинство из нас получает от 50 до 500 писем в день, включенная функция уведомлений о входящих письмах – это тяжкий грех. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают сосредоточенную работу и отвлекают во время выступлений на совещаниях и переговорах. Что бы это ни было – звуковой сигнал, вибрация на телефоне или всплывающее окно на мониторе, извещающее вас о новом сообщении, – ОТКЛЮЧИТЕ ЭТО!
Обрабатывайте электронную почту три раза в день по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой три сеанса в день (утром, днем и вечером), установите таймер на телефоне на 21 минуту и старайтесь за это время полностью – до нуля – очистить вашу папку входящих сообщений. Превратите это в игру. Вероятно, 21 минуты будет явно недостаточно, но это поможет вам работать быстро и сосредоточенно, делать ваши ответы короткими и не начинать кликать по ссылкам, погружаясь в засасывающее болото интернет-развлечений.
Применяйте правило СОДА. Когда вы открываете электронную почту, вы должны произвести с каждым письмом одно из четырех действий – Сделать это, Отложить, Делегировать или Архивировать/Удалить. (В английском варианте это звучит как правило «четырех D» – Do, Defer, Delegate, Delete.)
Если вы решаете отложить, в большинстве случаев следует немедленно занести это дело в свой календарь-планировщик – превратить письмо в конкретный пункт вашего плана (но не списка дел!).
Если вы сомневаетесь, можно ли удалить какое-либо сообщение, просто его заархивируйте. В наши дни нет недостатка в месте для хранения, и в будущем вы легко сможете найти это письмо при помощи функции «Поиск».
Помимо четырех вариантов СОДА есть еще и пятый вариант – сохранить в виде файла. Это одна из форм архивирования, которая может оказаться полезной, если вы боитесь удалить нужную информацию. Создайте отдельные папки для всех ваших проектов, ключевых клиентов или даже такую беспрецедентную папку, как «Ответить когда-нибудь», и сохраняйте в них соответствующие электронные письма, чтобы держать ваш ящик входящих сообщений совершенно чистым.