Совещания назначаются в неправильное время. Они могут неразумно прерывать рабочий день, мешая людям сосредоточиться на важных делах. Или же приходиться на периоды спада когнитивной активности.
На совещаниях доминируют неправильные люди. Как правило, уверенные в себе люди и экстраверты доминируют в любом коммуникационном процессе – за счет тех, кто может знать больше, но в силу своего характера не готов бороться за публичное внимание.
Правило встреч от Марка Кьюбана
Проводя исследования для этой книги, я общался с сотнями очень успешных людей. Я пытался связаться с наиболее влиятельными персонами на планете, и, зная об их ограниченном времени – всего 1440 минут в день и ни минутой больше, я абсолютно не удивлялся, когда они не реагировали на мои запросы.
Поэтому я был поражен, когда миллиардер-предприниматель Марк Кьюбан ответил на мое электронное письмо всего через 61 минуту после того, как я нажал кнопку «Отправить».
В своем типичном прямом и емком стиле он изложил свой поход к назначению встреч.
Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписали чек.
Марк Кьюбан, миллиардер, владелец баскетбольной команды «Даллас Маверикс», серийный предприниматель и инвестор на ТВ-шоу «В бассейне с акулами»
Дастин Московиц: никаких совещаний по средам!
Если совет Марка Кьюбана кажется вам немного экстремальным или непрактичным, есть еще один подход – освободить от встреч один день в неделю.
В интервью для этой книги Дастин Московиц поделился своим правилом «НСС», которому он научился в Facebook.
Выберите один день в неделю, когда вы и ваша команда можете сосредоточиться на индивидуальной работе, не отвлекаясь на совещания или встречи. В Asana мы ввели правило «Никаких совещаний по средам!» (НСС), чтобы стимулировать продуктивность по всей компании.
Дастин Московиц, один из основателей Facebook и сервиса управления проектами Asana
Его сотрудники охотно переняли эту практику однодневных передышек от встреч и называют их «Рабочими днями». Идея состоит в том, что каждый человек сосредотачивается сам и позволяет сосредоточиться всем остальным на самых важных задачах.
Как создать правильную повестку дня
Успешные люди знают, что эффективные совещания начинаются с эффективной повестки дня, которая заранее распространяется среди участников. Вот основные секреты создания продуктивной повестки дня:
• Попросите участников предложить свои вопросы, которые они считают необходимым обсудить на совещании, чтобы по ходу встречи не возникли неожиданные темы и не помешали решению основных задач.
• Четко укажите цель совещания.
• Четко укажите, кто будет вести совещание.
• Определите участников. Руководствуйтесь принципом «Чем меньше, тем лучше», но при этом не забудьте пригласить ключевых людей. Google старается ограничивать количество участников десятью и меньше. Известно, что Стив Джобс выгонял сотрудников с совещаний, если у них не было весомой причины там находиться.
• По возможности сформулируйте пункты повестки дня в виде вопросов, чтобы участники сосредоточились на принятии решений.