• Укажите примерное время на обсуждение каждого пункта повестки дня, чтобы участники могли контролировать ход и темп совещания; убедитесь, что ваш расчет времени является реалистичным.
Секретное оружие Google Ventures
Джейк Кнапп, партнер венчурного фонда Google Ventures и директор по разработкам, считает: чтобы вести обратный счет времени на совещании, эффективнее всего использовать настоящие часы или, точнее говоря, таймер. Впервые он увидел подобное устройство в классе у своего ребенка.
Известно, что учителя называют такие таймеры «Магическими часами». Они бывают разных размеров, и за 25 долларов на www.amazon.com можно купить довольно большой прибор, который будет хорошо виден всем участникам собрания. Красный диск на циферблате медленно уменьшается в размере, показывая количество оставшегося времени. Но почему нельзя просто использовать приложение на смартфоне? Как написал Кнапп в своем блоге на Medium (www.medium.com/@jakek):
Большой детский таймер гораздо эффективнее, чем таймер на смартфоне. Его легче установить и настроить, он материальный – как материальны отсчитываемые им минуты, – и его совершенно невозможно игнорировать.
Когда Марисса Майер работала в Google, она подключала к ноутбуку проектор, который отображал на стене в комнате для совещаний гигантский таймер. Я предполагаю, что она до сих пор использует эту практику в Yahoo!
«Пешие» совещания
В 1999 году группа психологов провела исследование, определив разницу между «стоячими» и «сидячими» совещаниями в 56 разных группах. В Journal of Applied Psychology они сообщили следующее:
«Сидячие» встречи были на 34 % длиннее, чем «стоячие», но при этом не приводили к принятию лучших решений.
В другом исследовании ученые из Университета Вашингтона в Сент-Луисе установили, что «стоячие» встречи являются гораздо более эффективными, чем «сидячие», с точки зрения результатов. В журнале Social Psychological & Personality Science они сообщили, что «стоячие» встречи вели к улучшению сотрудничества, меньшему чувству собственничества в отношении идей, более высоким уровням вовлеченности и более творческому подходу к решению проблем.
Я до сих пор хорошо помню, как продал свою первую компанию. Руди Карсан был генеральным директором компании-покупателя, и, когда я впервые зашел в его кабинет, он немедленно вскочил с места и, не дав мне даже присесть, предложил: «Давайте пройдемся!» Спустя 30 минут мы ударили по рукам, заключив сделку на 2 миллиона.
Ричард Брэнсон также не любит традиционные встречи. Как он признался в своем блоге (www.virgin.com/author/richardbranson):
Один из моих любимых приемов – проводить как можно больше встреч стоя. Я обнаружил, что, когда люди стоят на своих двоих, а не сидят в удобных креслах, они гораздо быстрее переходят к сути дела, принимают решения и договариваются о сделках. Если есть такая возможность, я иду еще дальше – в буквальном смысле слова – проводя встречи на ходу, то есть во время прогулки.
Известно, что Стив Джобс также любил проводить «встречи на ходу» во время длительных пеших прогулок, и эта практика была перенята Марком Цукербергом и Джеком Дорси.