Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов, пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать сведения конфиденциального характера и в течение определенного времени после увольнения из организации.

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера.

СОВЕТ: прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку.

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и контроль всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

1) фиксацию самого факта поступления или издания документа;

2) отслеживание местонахождения документа;

3) обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

4) предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Для решения этих задач целесообразно вести, помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

1) все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);

2) черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

3) документы, послужившие основанием для составления данного документа.

Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и возврат документов в учетной форме.

При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.