4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

1) формализованный контроль своевременного исполнения;

2) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

3) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

4) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

5) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

6) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Основными задачами контроля исполнения являются:

1) отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

2) обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

3) выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует назвать и нормативное обеспечение контрольной деятельности, поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика ведения контроля за исполнением документов и перечень документов, подлежащих обязательному контролю за их исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель форм документов, также утверждаемый директором.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, установлены типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, и, конечно, в государственных законах Российской Федерации (как и других стран), например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.