Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной производственной необходимости в их дополнительных экземплярах.

Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений. Размножение конфиденциальных документов не должно производиться одновременно с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.

При возникновении в процессе размножения листов брака они помешаются в специальную папку.

Разрешение на размножение документов могут давать, по усмотрению руководителя предприятия, руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.

Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.

Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.

Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на размноженных экземплярах.

Подводя итоги: в ведении предприятия находятся управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Поэтому работа с такой информацией требует определенного подхода, и секретарю просто необходимо знать эти процедуры, так как очень большой поток такой информации проходит именно через него.

4.4. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;