В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.

Вы задумывались, почему при одинаковом уровне знаний одним удается достичь профессиональных высот, а другие замирают на полпути?

Оказывается, для того чтобы состояться как профессионал высочайшей категории, недостаточно только знать и уметь, нужно еще обладать определенным складом характера.

Если вы хотите, чтобы ваша профессиональная карьера была успешной, нужно разглядеть в себе «секретарские» черты и стремиться максимально их развивать. Мы уверены, что вы без запинки назовете хотя бы 3 – 4 из них: аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, коммуникабельность и т. д. Но что все эти качества стоят без умения подчиняться и с удовольствием выполнять чужие приказы и поручения, не теряя при этом собственного достоинства? Настоящий секретарь горит желанием помочь другим. И даже мысленно никогда не скажет: «Почему все время я? Что, больше некому это сделать?»

У секретаря особое положение в фирме – он фактически первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. Это определяет и еще одно очень важное качество секретаря: умение одновременно быть на виду и в тени. Кстати, это касается и внешности, которую можно определить как «элегантный консерватизм»:

В любой фирме время от времени возникают конфликтные и стрессовые ситуации, и очень часто ареной их действия становится приемная. Секретарь, как укротитель, должен быть сильным и эмоционально уравновешенным человеком, чтобы суметь вовремя разрядить обстановку. В идеале секретарь – мастер компромиссных решений и не ищет в конфликтах правых и виноватых.

Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.

Надеемся, что информация представленная в данной книге поможет вам в таком сложном, но интересном труде, как секретарский. Надеемся, что наши советы будут вам полезны, и вы воспользуетесь ими для решения конкретных ситуаций. Удачи вам в освоении секретарского дела и повышении своей квалификации. И главное, получайте удовольствие от работы!