Когда в почтовом ящике мусора больше, чем полезной информации, велик риск потерять нужное сообщение: либо по ошибке уничтожив его, либо вследствие некорректной работы системы фильтрации почты.

Часть сообщений электронной почты, отправляемых и получаемых сотрудниками организации, содержит управленческую информацию, а значит, является документацией, которой следует управлять в рамках общего управления документацией организации.

В США нормативные требования к хранению документов обычно не оговаривают носитель документа: они распространяются как на бумажные документы, так и на электронные документы, в том числе документы электронной почты, приложения к документам электронной почты.

Зарубежный опыт показывает, что управлять документами электронной почты необходимо для того, чтобы:

1) уменьшить расходы и, в частности, уменьшить затраты рабочего времени на поиск необходимого сообщения в архиве корпоративной электронной почты;

2) увеличить эффективность / производительность деятельности;

3) уменьшить риск нарушения все возрастающих нормативных требований к работе с документацией и привлечения к юридической ответственности.

В некоторых современных организациях электронная почта является наиболее применяемой формой внутренней и внешней коммуникации, вытеснившей бумажную переписку. В таких организациях корпоративным системам приходится оперировать огромными объемами как официальной, так и частной электронной переписки. В связи с тем, что организационный контроль такого большого количества сообщений затруднен, ответственность за управление документами электронной почты возлагается на каждого индивидуального пользователя, а не только на специализированные службы.

При управлении электронной почтой очень важно разделить сообщения, являющиеся управленческими документами организации, и личные (неофициальные) сообщения. Сообщения электронной почты, созданные и полученные при помощи корпоративной почтовой системы, являются собственностью организации. В определенных нормативными документами организации случаях к электронной переписке сотрудников разрешен доступ других лиц (системного администратора, службы безопасности, других сотрудников организации). В организации может также проводиться систематический мониторинг электронной переписки. Поэтому в систему управления документацией должны включаться только те сообщения, которые документируют деловую деятельность организации. В противном случае личная переписка может стать достоянием общественности.

Помимо личных сообщений, в систему управления документацией не должны включаться дублетные копии сообщений. Поэтому во внутренних нормативах организации должно быть точно установлено, какую из нескольких копий одного и того же сообщения следует сохранить.

Электронная почта не является безопасным средством передачи информации, поэтому не следует использовать ее для передачи конфиденциальной, секретной информации. Сотрудники организации лично несут ответственность за отправляемые от их имени сообщения.

Как хранить документы электронной почты?