При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант.
Основной вопрос, возникающий в связи с форматами электронных документов, – это вопрос конвертации и (или) миграции электронных документов. При конвертации изменяется формат электронного документа, а при миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой без изменения формата. Однако и при миграции может понадобиться конвертация электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintoch в операционную систему Microsoft Windows необходима конвертация электронного документа в новый формат (например, RTF или Word 2000).
При этом возможно 3 основных типа потерь, которые необходимо учитывать при хранении электронных документов:
1) потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным;
2) потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертации текстовых документов в формат RTF можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов;
3) потеря связей между данными (в электронных таблицах, базах данных) также делает документ неполноценным.
Необходимо учитывать, что копия документа может быть юридически признана таковой только в случае, если она создана проверенным способом и является точной, полноценной и надежной для длительного использования.
Второй вопрос, связанный с форматами и управлением электронными документами, – это вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения – программ сжатия файлов (WinZip, ZipMagic и др.), которым также присуши проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.
Возможности использования PDF-Archive формата в электронных архивах ограничены: в частности, формат PDF-A не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов.
Подводя итоги: следует отметить, что ни один из форматов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.
3. Управление документами электронной почты
Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей – это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации. Преимущества технологии электронной почты вызвали ее быстрое распространение во всем мире.
Возможность быстро получать и передавать информацию, а также возможность общаться с клиентами и коллегами из любой точки земного шара считаются двумя основными преимуществами электронной почты. В то же время 19 % американцев считают, что они тратят слишком много времени на чтение сообщений и подготовку ответов.