B процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:

1) не пропустить конфиденциальные документы других организаций, присланные по ошибке;

2) убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

3) удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;

4) предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

5) исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.

На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предварительное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней (как правило, эту функцию выполняет секретарь).

Регистрационный номер (индекс) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядительным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.

Если документ поступил от адресата с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в том случае, если документ не входит в собственный перечень конфиденциальных сведений. Любая организация обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней контакт.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задачи:

1) исключения возможности вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки адресату;

2) ограничения возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;

3) подтверждения факта отправки документа и его учет;

4) исключения ошибочной отправки документа, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Распространена практика, при которой конфиденциальные документы упаковываются в два конверта: на внутреннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка «Лично».

Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их ответственность в форме записи в регистрационной форме.

СОВЕТ: пакеты с конфиденциальными документами должны пересылаться ценными отправлениями.

Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.

Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа рекомендуется шифровать.