Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм фиксации учетных данных и индексации документов.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера Так, индекс 01/05/56 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 05 – номер дела по номенклатуре; 56 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.

Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номере с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

В практической деятельности наибольшее распространение получили 2 формы регистрации документов – карточная и журнальная.

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (через канцелярию, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека делится на 2 части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая часть строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.