Напомним, что просмотреть текущую структуру предприятия можно в главном окне программы, выбрав в левой части раздел Орг. структура (этот раздел открыт на рис. 4.1). Но в начале организации программы данный раздел будет пустым (что неудивительно), и вам нужно будет заполнить его самостоятельно.

Чтобы ввести в программу информацию о структурном подразделении предприятия, выполните команду главного меню Файл ▶ Новое структурное подразделение. При активизации данной команды на экране отобразится окно, изображенное на рис. 4.6.

Рис. 4.6. Ввод структурного подразделения

В левой части данного окна содержится перечень разделов, каждый из которых предназначен для ввода соответствующей информации. Но все основные параметры создаваемого подразделения вводятся в разделе Общие сведения, содержимое которого показано на рис. 4.6.

В поле Условное наименование нужно с клавиатуры ввести название структурного подразделения. Под этим названием оно впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.

В поле Номер вводится числовой код подразделения. Содержимое данного поля формируется программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры.

Если структура предприятия имеет несколько уровней, в частности – создаваемое подразделение будет находиться в подчинении головного подразделения, то название этого головного подразделения нужно ввести в поле Головное подразделение. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне (в нем содержится список введенных ранее подразделений) щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку ОК. Если же головного подразделения нет, то данное поле остается незаполненным.

В поле Категория из раскрывающегося списка нужно выбрать категорию создаваемого подразделения. Возможен выбор одного из четырех вариантов – Департамент, Управление, Отдел или Сектор.

В поле Дата ввода можно указать даты создания структурного подразделения. Требуемое значение вводится с клавиатуры в формате дд. мм. гггг. Аналогичным образом в поле Дата закрытия вводится дата закрытия (ликвидации, реорганизации и т. п.) данного структурного подразделения – если таковое событие имело место быть.

В поле Доп. сведения можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному подразделению. Например, здесь можно ввести информацию о задачах подразделения, либо иные сведения.

Что касается полей Сотрудники и Дочерние подразделения, тони заполняются автоматически – по мере ввода соответствующих данных в программу. Например, если при вводе другого подразделения для него в качестве головного выбрано данное подразделение – информация о наличии дочерней структуры будет включена в данное окно автоматически. То же самое касается и сотрудников предприятия – по мере их ввода (о том, как это делать, будет рассказано ниже) будет автоматически заполняться поле Сотрудники. Отметим, что информацию о сотрудниках можно ввести и здесь – для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Новый сотрудник и в открывшемся окне, помимо ввода прочих параметров, указать название данного подразделения.