Отдельные группы, отделы, подразделения и т. д. могут находиться на разных стадиях внедрения 5S. Подумайте над тем, чтобы создать общеорганизационную команду по 5S, в которую вошли бы специалисты разных направлений. В обязанности такой команды будет входить оценка текущей ситуации и дальнейшее внедрение 5S во всей организации, а также разработка дополнительных средств визуального информирования.
Показатели эффективности следует определять на основе карты целей, устава команды и других показателей, которые имеют существенное значение для организации. ВПЭ следует стандартизировать по следующим параметрам:
• собираемым данным (должны быть доступны для понимания и интерпретации);
• релевантности по отношению к измеряемым характеристикам;
• методам сбора данных (должны быть простыми с точки зрения работников офиса, если это возможно).
Визуальные показатели обязательно должны обладать следующими характеристиками:
• должны быть напрямую связаны со стратегией компании;
• должны носить нефинансовый характер;
• должны быть специально разработаны для рабочей зоны, процесса и т. д.;
• должны изменяться во времени;
• должны легко измеряться и распространяться;
• должны отражать текущее положение дел;
• должны служить средством мотивации команды / отдельного работника.
Средства визуализации информации способны сказать многое о безопасности и условиях труда, а также о других аспектах деятельности организации. В качестве СВИ часто используют плакаты.
Чтобы интегрировать между собой визуальные показатели эффективности, средства визуализации информации и средства визуального контроля, необходимо разработать соответствующие стандарты. На следующей иллюстрации показаны шаги по созданию СВК. На данном этапе вам потребуются процессы, операции, контрольные листки и/или компьютерные программы, которые обеспечат дальнейшее функционирование всех созданных ранее элементов системы визуального контроля.
В качестве примера давайте возьмем процедуру назначения лекарств пациентам лечебных учреждений. В целях предупреждения ошибок медицинские работники руководствуются такими широко известными в здравоохранении принципами, как «семерка правильных» и «трехкратная проверка».
Принцип «семерка правильных»:
1. Правильный пациент.
2. Правильное лекарство.
3. Правильная доза.
4. Правильный способ приема.
5. Правильное время приема.
6. Правильная техника приема.
7. Правильная запись в карточке.
Во многих случаях этот список дополняют восьмым пунктом – «обучение пациента».
Принцип «трехкратной проверки»:
1. Проверь лекарство, когда берешь его с полки.
2. Проверь лекарство, когда его готовишь.
3. Проверь лекарство, когда ставишь его обратно на полку.
В данном случае средством визуализации информации может служить наклейка на карте лекарственных средств или табличка на шкафчике с лекарствами. На табличке или наклейке следует перечислить все пункты обоих принципов. В качестве средства визуального контроля можно использовать отпечаток пальца или удостоверение личности, которые будут считываться сканером перед тем, как медицинский работник получит доступ к лекарствам. В качестве визуального показателя эффективности можно выбрать количество ошибок при назначении лекарств (в этом случае, однако, информацию не стоит размещать в общедоступном месте).