• Создавайте новую карту каждый год.

• Ставьте реалистичные и достижимые цели.

• Постоянно поощряйте сотрудников за положительные результаты.

• Карта целей позволит организации сделать огромный скачок в совершенствовании бизнес-процессов.

В этой главе рассказывается о том, как создать визуальную систему обмена информацией, которая будет обеспечивать соблюдение рабочих стандартов и следить за тем, чтобы любая работа выполнялась согласно графику и без ошибок. Также мы обсудим системы визуального оповещения сотрудников о несоответствиях.

Система визуального контроля позволит:

• обеспечить внедрение и активное использование принципов 5S;

• непрерывно совершенствовать все процессы в нужном направлении при помощи визуальных показателей эффективности;

• повысить производительность офиса;

• уменьшить количество ошибок и устранить уже допущенные;

• сократить стресс.

Средства визуального контроля являются частью визуальной системы обмена информацией, которая обеспечивает соблюдение рабочих стандартов и выполнение работы согласно графику и без ошибок. Разработка подобных средств должна осуществляться одновременно с внедрением любых инструментов, способствующих совершенствованию административных процессов.

Семь шагов к созданию визуального офиса:

1. Сформируйте и обучите команду по созданию визуального офиса.

2. Разработайте план построения визуального офиса.

3. Начните реализацию плана.

4. Обеспечьте внедрение системы 5S.

5. Стандартизируйте визуальные показатели.

6. Стандартизируйте средства визуализации информации.

7. Стандартизируйте средства визуального контроля.

Как правило, команда по созданию бережливого офиса уделяет недостаточно внимания разработке и внедрению средств визуального контроля и информирования. Поэтому работу в этом крайне важном направлении следует поручить отдельной команде сотрудников, которую можно сформировать из числа членов команды по созданию бережливого офиса. В задачи новой команды будет входить:

• создание мест для расположения средств визуального информирования и рабочих стандартов;

• разработка визуальных показателей эффективности (ВПЭ), средств визуализации информации (СВИ) и средств визуального контроля (СВК);

• разработка стандартов для всех компонентов визуальной системы обмена информацией (место расположения, обновление, оформление и т. д.).

Основная команда должна определить зоны, в которых будут располагаться компоненты визуальной системы обмена информацией (т. е. ВПЭ, СВИ и/или СВК), а также разработать план обучения персонала и внедрения новых средств на практике. Осуществляйте планирование при помощи контрольного листка по созданию визуального офиса.

При создании средств информирования члены команды должны опираться на план, разработанный во втором пункте. В дальнейшем СВИ можно в любой момент превратить в средства визуального контроля.