Второй день выставки – это в основном день переговоров с отечественными и зарубежными фирмами, подведение итогов конкурса на лучший экспонат, представленный на выставке.

Переговоры проходят в кабинете генерального директора. Секретарь готовит кабинет для переговоров, раскладывает необходимое количество рекламных проспектов, проверяет наличие минеральной воды на столе и т. д.

На таких приемах принято организовать чай, кофе. Секретарь заказывает необходимый ассортимент. После окончания переговоров секретарь убирает посуду и готовится к встрече следующей делегации. Таких приемов в день может быть 7 – 8 с разным количеством участников (3 – 4 человека).

В течение всех дней проведения выставки секретарь участвует в оперативных совещаниях. На таких совещаниях планируется транспорт (уточняется, кто из участников выставки уезжает, в какой день, кто-то приезжает на второй день выставки и их необходимо встретить), какие поездки планируются в течение дня и т. д.

Все сведения об отправке транспорта находятся у секретаря, так как ему приходится обеспечивать перемещение участников выставки и их отъезд.

Наиболее насыщенный последний день выставки, когда разъезжается основная масса ее участников. Секретарь обеспечивает прием руководителем предприятия делегаций перед их отъездом, организует их доставку в аэропорты и на вокзалы. Генеральный директор предприятия проводит в этот день совещание с директорами дочерних предприятий, для них секретарем размножается необходимая документация и раздается перед совещанием.

Таким образом, в момент проведения выставки меняется вид деятельности секретаря. Вся деятельность направлена на безупречное обеспечение и обслуживание ее участников, которые постоянно обращаются к секретарю за различными справками.

Подводя итоги: секретарь в период проведения выставки является во многом его организационным звеном, и от него требуются большая собранность и проявление всех необходимых профессиональных качеств: оперативность, вежливость, безупречное знание регламента.

3.2. Участие секретаря в организации переговоров

Переговоры преследуют цель – найти приемлемое решение для партнеров по решению какой-либо проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех определяется тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему и интересы участников, формируют общий подход и собственную позицию на переговорах; определяют возможные результаты. На данном этапе секретарь готовит необходимые документы: заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов. Необходимо, чтобы подготовленные документы были переведены на рабочий язык переговоров. Также следует составить досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Секретарь должен позаботиться о том, чтобы были собраны официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере, а также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.