ТРАНСПОРТ. В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть: одна или две легковые автомашины (наемные или заводские) или микроавтобус. Обслуживать делегацию на личных или, в общем случае, на частных автомашинах не рекомендуется.
Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостью. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером.
ГОСТИНИЦА. Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. В зависимости от класса гостиницы неплохо было бы их осмотреть заранее и лично убедиться в их достаточной комфортабельности. Проверьте, чтобы номера находились в самой тихой и спокойной ее части. В этом случае при возможности хорошо бы поставить в номер небольшой холодильник для прохладительных напитков и телевизор. Размешать в одном номере двух человек не принято (если это не номер-люкс). В номер дамы можно поставить цветы.
Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято из аэропорта (вокзала) сначала доставить приезжих в гостиницу, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.
ВИЗИТ ВЕЖЛИВОСТИ. Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимаемой организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленной внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.
В назначенное время в вестибюле офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь. Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.
Поскольку визит вежливости длится не более 20 – 30 мин, то через 5 – 7 мин секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются.
СОВЕТ: угощение, кроме чая и кофе, могут быть оставлены на журнальном столе до прихода гостей.
В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает секретарь.
ПЕРЕГОВОРЫ. Не стоит забывать, что приоритетной является деловая часть программы, а именно переговоры. Роль секретаря в организации переговоров мы обсуждали выше, но есть некоторые особенности ведения переговоров с иностранными партнерами.
Если на предприятии нет специально выделенной переговорной комнаты, целесообразно подготовить помещение для переговоров заранее. Нежелательно, чтобы это был кабинет директора или его заместителей, так как в этом случае неизбежные телефонные звонки могут мешать переговорам. В любом случае стоит на внешней стороне двери повесить табличку: «ПРОСЬБА НЕ МЕШАТЬ! ИДУТ ПЕРЕГОВОРЫ!». Лучше всего, если для переговоров выделено специальное помещение, где можно разместить рекламные и представительские материалы нашего предприятия. Очень хорошо смотрятся стенды с образцами нашей продукции, фотографии, иллюстрирующие историю предприятия в динамике.