По взаимной договоренности определяются время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера.

СОВЕТ: уделите внимание оформлению помещения.

Второй этап – собственно ход переговоров.

Как правило, продолжительность каждого отдельно взятого «раунда» переговоров ограничивается 2 – 2, 5 ч. Во время переговоров по согласованию с партнерами полезно сделать перерыв (или несколько перерывов) продолжительностью 10 – 15 мин каждый. Что касается курения, то здесь все решает «хозяин» переговоров: если на столе стоят пепельницы (а иногда и лежат сигареты) – это значит, что курить можно. Отсутствие на столе этих атрибутов ясно дает понять грамотному бизнесмену, что курение нежелательно. Невежливо вешать на стенку (или тем более ставить на стол) табличку с надписью «У нас не курят!» или «Не курить!».

Секретарь должен позаботиться, чтобы на столе были разложены блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов и бумаг, кроме относящихся к переговорам.

В самом начале переговоров полезно провести представление гостям всех членов переговорной группы с указанием их должностей и сфер ответственности каждого из них. В этот момент обычно происходит обмен визитными карточками. Также целесообразно ознакомить гостей с предлагаемой программой их пребывания и поинтересоваться их мнением по этому вопросу и возможными пожеланиями.

Во время переговоров можно предложить гостям чай, кофе, прохладительные напитки. При длительных переговорах могут быть предложены бутерброды, пиво. Не принято в ходе переговоров предлагать спиртные напитки. Исключение может быть сделано в случае достижения договоренности по сложным, давно обсуждаемым проблемам или при подписании каких-либо итоговых документов (договор, соглашения, контракта и т. п.). В этом случае в порядке исключения можно предложить всем участникам переговоров по бокалу шампанского, но уж никак не водку и не коньяк.

Одно из важнейших и незыблемых правил переговоров – все переговоры ведет ОДИН человек – глава группы. Все остальные вступают в беседу и высказывают свое мнение только после получения от него разрешения. Недопустимо во время переговоров вести дискуссии между собой, переговариваться.

Третий этап – анализ достигнутых результатов.

3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями

Переговоры играют очень важную роль в установлении контактов между партнерами и разрешении возникшей проблемы. Выше мы рассматривали роль секретаря в подготовке переговоров, участники которых принадлежат одной стране. Но все больший круг российских предприятий выходят на международный рынок, и тогда партнерами по бизнесу оказываются люди, представляющие иную культуру и имеющие свои традиции.