При кратких переговорах чай или кофе могут быть поданы в процессе разговора, без объявления перерыва.
В случае встречи с иностранной делегацией каждой из сторон может потребоваться переводчик. По договоренности принимающая сторона обеспечивает синхронный перевод, однако каждая из сторон вправе пригласить своего переводчика. Переводчик располагается слева от главы делегации или за ним.
В случае выступления участников переговоров в большом зале или помещении необходимо позаботиться о звукоусилении. За столом микрофоны устанавливаются перед каждым из членов делегаций и перед выступающим с трибуны.
Дресс-код
«Встречая» нового партнера во внешнему виду, собеседник дает ему предварительную оценку, например как консерватора или инноватора. Учитывая важность первого впечатления, следует уделить одежде достойное внимание.
Дресс-код во время переговоров определяется рангом встречающихся лиц и официальностью встречи. В деловой сфере наиболее часто используется бизнес-стиль. В случае встречи с лицами более высокого ранга, важными деловыми партнерами или руководством необходимо выбрать стиль бизнес-бест. Важно, чтобы стиль и качество одежды отражали статус собеседников.
Если работа менеджера, топ-менеджера или сотрудника офиса предполагает ежедневные плановые переговоры и встречи, необходимо выглядеть соответствующе каждый день.
При работе с клиентами необходимо соблюдать принятый в компании дресс-код для поддержания имиджа фирмы.
Аккуратность является символом спокойствия и уверенности. Важно, чтобы обувь лиц, приехавших на переговоры, выглядела чистой даже в плохую погоду, иначе образ серьезного партнера пострадает.
В день переговоров и мужчинам, и женщинам следует отказаться от ярких деталей и аксессуаров в одежде, внешний вид не должен отвлекать от деловой беседы. Особенно осторожно следует отнестись к выбору парфюма, не стоит добавлять запах перед началом переговоров, а вот освежить помаду бизнес-леди не помешает.
В день важных переговоров одежда должна быть комфортной, это помогает обрести психологическую уверенность.
В случае серьезных официальных переговоров стиль одежды должен быть более строгим, чем повседневный. Если переговоры неформальные – может быть выбран более свободный стиль, благодаря более насыщенной цветовой гамме или современным материалам.
Место проведения
В зависимости от ранга встречающихся, темы обсуждения, состава группы переговоры могут проводиться в собственном офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории. Наиболее часто выездные переговоры проводятся в конференц-зале. В ресторане или в гостинице устраиваются менее формальные встречи.
Приглашая делового партнера на переговоры на нейтральной территории, выберите место, расположенное ближе к офису партнера, а не своему. Приглашать следует в свой офис или на нейтральную территорию, предлагать встретиться у партнера – нетактично.
Важно, чтобы независимо от места проведения переговоров соблюдались конфиденциальность и удобство для обеих сторон.
Место переговоров должно быть приспособлено для нужного количества участников, которые должны хорошо слышать друг друга, например с помощью звукоусиливающей аппаратуры.