Во время переговоров может использоваться стенограмма, цель которой фиксировать выступления и реплики сторон. Стенограмма каждой стороной ведется с соблюдением формального оформления документа.

Может быть также проведена магнитная запись выступлений и хода переговоров. Записывать разговор следует открыто, не пряча диктофон. Передача записи третьим лицам недопустима. Для передачи записи конфиденциальных или телефонных переговоров требуется письменное согласие выступающего лица.

Правила поведения

При ведении переговоров в офисе одного из участников референт, личный секретарь, помощник руководителя или лицо, занимающееся общей организацией переговоров, встречает гостей у входа. Гостей приглашают в комнату для переговоров, кабинет принимающего лица или в помещение для ожидания, пока секретарь сообщит об их прибытии.

Хозяин фирмы встречает гостей возле порога своего кабинета или в середине кабинета. Особое уважение к гостям выражает личная встреча принимающего лица уже у входа.

Не стоит задерживать гостей в приемной, это демонстрирует некое превосходство хозяина встречи, за задержку следует извиниться.

В случае встречи двух делегаций, во время первой встречи, когда стороны еще не знакомы, необходимо представиться. Первым представляется глава принимающей стороны, затем – глава делегации-гостя.

Представившись, главам делегаций следует представить каждого из своих сотрудников. Представление ведется по старшинству, сотрудники или члены делегации называются по имени, отчеству и должности, начиная с более высокого положения, по убывающей. Первой представляет сотрудников принимающая фирма, затем гости.

В ответ на приветствие следует протянуть руку и назвать свое имя либо использовать формулы речевого этикета: «Приятно познакомиться», «Добрый день», «Очень приятно».

В случае расширенных переговоров и большого количества участников перед началом переговоров каждый получает от организаторов список участников делегаций, желательно с указанием полных имен и должностей.

Обмен визитными карточками следует проводить в случае небольшой делегации. При большом количестве участников разного ранга обмен может быть затруднителен, в этом случае он не является обязательным. При встрече делегации могут также обменяться сувенирами или тематическими презентами.

Участникам переговоров не стоит торопиться занять место за столом, первым садится глава принимающей стороны. Члены делегаций занимают места так, чтобы напротив друг друга оказались представители сторон, равные по занимаемому положению.

Инициатива в процессе переговоров принадлежит принимающей стороне. Главе принимающей организации принадлежит право начать и вести беседу. Важно, чтобы в процессе переговоров не было пауз, остановка в общении может быть воспринята гостями как сигнал к их окончанию.

В знак особого уважения глава принимающей компании может проводить гостей до выхода. В это время переговоры уже завершены и беседа ведется на отвлеченные темы, с применением техники «маленького разговора».

Прощаясь, участники делегаций пожимают друг другу руки. В случае успешного завершения высказываются надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество.