Когда дело касается совещаний, главное — выяснить, в чем же заключается их настоящая проблема? На самом деле их две.

Во-первых, совещания скучны, утомительны, неинтересны и малоинформативны. Даже если больше нечем заняться, монотонное совещание может по праву претендовать на звание самого мучительного мероприятия современного делового мира. А если принять во внимание, что большинство участников все-таки ждут другие дела, становится еще грустнее.

Во-вторых, и это главное, совещание неэффективны: Легче всего оправдать свою неприязнь к совещаниям тем, что они ничего не дают для успеха компании. Мол, зачем же тогда тратить столько времени и энергии на бесполезное занятие.

Итак, самый главный вопрос — почему? Почему совещания скучны и неэффективны?

Совещания скучны, потому что им не хватает драмы. Или конфликтов. Это вдвойне обидно, потому что в основе многих совещаний заложена драма, способная увлечь людей. К сожалению, вместо того чтобы разрабатывать эту золотую жилу, многие руководители сознательно избегают всякого напряжения и эмоциональности, а также неукоснительно стараются закончить совещания вовремя.

Для того чтобы сделать совещания интереснее, руководитель должен спровоцировать уместный, созидательный идеологический конфликт. Подчиненные, которые будут увлечены совещанием, вступят в жаркие обсуждения и смогут принять более правильные решения.

Совещания неэффективны, потому что им не хватает четкой структуры. Во многих организациях проводят только один вид совещаний. Раз в неделю или два раза в месяц люди собираются и проводят вместе два-три часа, которые они посвящают хаотичному обсуждению случайно выбранных вопросов — от тактики до стратегии, от административных проблем до деловой культуры. Поскольку непонятно, какие вопросы нужно обсуждать, а какие нет, отсутствует ясный контекст обсуждения. В итоге участники совещания редко приходят к какому-то решению, потому что они тратят драгоценное время, пытаясь разобраться, что же им все-таки нужно делать: спорить, голосовать, искать решение или просто слушать.

Для того чтобы повысить эффективность совещаний, нужно выработать их структуру: проводить различные виды совещаний и четко различать их задачи, форматы и продолжительность.

Сейчас мы подробнее поговорим о двух основных проблемах совещаний — отсутствии драмы и недостатке структуры, о возможностях их разрешения и о трудностях, которые встречаются на этом пути.

В самой сути совещания не заложено ничего монотонного и однообразного. По определению, совещание — это динамичное взаимодействие между группами людей, возникающее при обсуждении важных для них тем. Так почему же совещания становятся скучными? Потому что мы исключаем из них один элемент, который необходим, чтобы сделать любую деятельность человека интересной, — конфликт.

В колледже я прошел курс сценарного мастерства, на досуге и сам написал несколько сценариев. Во время учебы и в процессе совершенствования своих навыков я узнал кое-что о драме, что, как я считаю, можно непосредственно применить к совещаниям.