Допускается оформления даты в последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформление даты (без кавычек), например: 9 сентября 2002 г.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа, когда неизвестна точная дата подписания, может проставляться только месяц и год (день может быть проставлен ручкой при непосредственном подписании документа).
Все служебные отметки на документе, связанные с его получением, прохождением и исполнением (о поступлении, резолюции, об исполнении и т. п.), должны датироваться, за исключением реквизита «Подпись», в котором дата не проставляется.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
– дела по номенклатуре;
– структурных подразделений или направлений деятельности;
– должностных лиц – авторов документа;
– корреспондентов или исполнителей;
– наименований видов документов и т. п.
Например: № 1–3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).
На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будут иметь номер: 01–20 – 105/11921, где 01–20—105-номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый ГТК РФ.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
На № _______________ от ______________
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления – «Москва» – не проставляется, а на контрактах и договорах рекомендуется проставлять данный реквизит.
13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:
Коммерческая тайна
Экз. № 2
14. Адресат указывается в письмах. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Мост-банк
Отдел кредитования
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО «Вист»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
А.И. Смирновой
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Генеральному директору