13. «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».

14. «Заголовок к тексту» содержит краткое содержание документа.

15. «Отметка о контроле» ставится только на тех документах, которые взяты на контроль.

16. «Текст» – содержательная часть документа, представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

a. краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

b. объективность и достоверность информации;

c. составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

d. структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

e. широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

17. «Отметка о наличии приложения» – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

18. «Подпись» – наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее

расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

19. «Гриф согласования» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласован документ.

20. «Виза» – используют для внутреннего согласования документов.

21. «Печать» ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

22. «Отметка о заверении копии» проставляется ниже реквизита «подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

23. «Фамилия исполнителя и номер его телефона» располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

24. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» – для последующего хранения и использования в справочных целях.

25. «Отметка о поступлении» проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа; они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационными документами являются: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.