В организации существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
организационные документы;
распорядительные документы;
информационно-справочные документы.
В организации существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
В перечень реквизитов ОРД входят:
1. Государственный герб.
2. Эмблема организации/предприятия.
3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.
4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.
5. Наименование министерства.
6. Наименование организации.
7. Наименование структурного подразделения.
8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
9. Название вида документа.
10. Дата.
11. Индекс.
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
13. Место составления или издания.
14. Гриф ограничения доступа к документу.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения.
17. Резолюция.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования.
24. Визы.
25. Печать.
26. Отметка о заверении копии.
27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении.
Реквизиты:
1. «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем углу в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.
2. «Наименование министерства» и «Наименование предприятия» указываются в полном соответствии с правовыми актами.
3. «Наименование структурного подразделения» применяется только внутри предприятия.
4. «Адресные данные предприятия» используются только при переписке.
5. «Название вида документа» – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д.) – указывается во всех служебных документах, кроме писем.
6. «Дата» оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
7. «Индекс» – регистрационный номер, который присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.
8. «Ссылка на индекс и дату входящего документа» проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.
9. «Место составления или издания» указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.
10. «Гриф ограничения доступа к документу» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: «Для служебного пользования», «Секретно» и т. п.
11. «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.
12. «Гриф утверждения» должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.