При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и другими на экземпляре, остающемся в организации.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

1) государственный герб РФ или герб субъекта Федерации, или эмблему организации;

2) наименование организации – автора документа;

3) справочные данные об организации-авторе (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов);

4) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

5) ОГРН – основной государственный регистрационный номер;

6) ИНН / КПП – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет;

7) дату;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;

13) отметку о наличии приложений;

14) подпись;

15) отметку об исполнителе.

Текст письма излагается от первого и третьего лица, единственного и множественного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

СОВЕТЫ:

1) в каждом отдельный пункте письма должно быть закончено обсуждение одного вопроса, и не следует переходить к другому вопросу, пока о первом не будет сказано все, что нужно;

2) наиболее важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма;

3) не следует возвращаться к обсуждению уже затронутого вопроса, например, в начале письма, тем самым вы можете нарушить логику письма;

4) отдельные пункты следует излагать сообразно их важности, т. е. более важные излагать в начале письма, затем менее важные и т. д.;

5) ответ на полученное письмо всегда должен начинаться извещением о получении письма с указанием времени, когда оно получено;

6) далее следует излагать все то, что требует ответ, а затем переходить к другим ответам.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Во всем многообразии служебной переписки особое место занимают пресс-релизы. Для российского делопроизводства это сравнительно новый жанр. Пресс-релизы составляются с расчетом публикации их в прессе, обнародования с помощью радио, телевидения. Не исключается также рассылка целенаправленно по адресам интересующих компанию лиц и фирм непосредственно по почте, через факс или электронную почту. Пресс-релизы содержат информацию о том или ином событии в жизни фирмы.

Поводы для создания и распространения пресс-релизов могут быть разными: кадровые перемещения в высших эшелонах компании, освоение и выпуск новых видов продукции, расширение сети филиалов, производственных подразделений, торговых точек и т. п. Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия.