Существует особый порядок, определяющий первоочередность представления, при котором следует учитывать пол, возраст, статус, престиж и авторитет. Младшего по возрасту представляют старшему; низшего по статусу – тому, кто занимает более высокое положение; подчиненного, претендента на вакансию всегда представляют руководителю. Однако нужно помнить, что в бизнес-этикете наиболее старший по рангу не является более значимым, чем клиент. Менее известного всегда представляют более известному; менее знакомого – человеку, которого знаете лучше; всех знакомых и друзей – своим родителям, а не наоборот. Мужчину всегда представляют женщине, обращаясь к ней за разрешением о знакомстве. Исключение составляют ситуации, когда мужчина является человеком очень высокого должностного ранга, находится при исполнении обязанностей, очень известный. По деловому этикету сотрудницу всегда представляют начальнику, претендентку на работу в учреждении – работодателю. Следует отметить также, что женщина, которая утверждает себя в деловом сообществе, может в актуальной ситуации первой отрекомендоваться мужчине, в установлении деловых контактов с которым она заинтересована. Первой представиться мужчине женщина может также при исполнении служебных обязанностей.
Если представляют замужнюю женщину, положение и авторитет мужа которой очень высок в данной среде, называют ее имя, отчество, фамилию, подчеркивая при этом, что она является супругой такого-то. Если наоборот, представляют мужа известной женщины, женщины-руководителя, то его называют, указывая профессию или служебное положение (что наиболее возвышает его в глазах присутствующих), но не добавляют, что такая-то является его женой. Ни одному достойному мужчине не понравится статус «мужа такой-то».
Если одного человека представляют многим, то сначала его представляют всем. В случае, когда собравшихся немного, всех поочередно предсавляют новому знакомому.
СОВЕТ: при большом числе присутствующих одного всем не представляют, а знакомят с теми, кто находится рядом, остальным, если это удобно, он делает общий поклон.
При посещении по служебным или личным делам учреждения у каждого, в том числе у секретаря из другой организации, может возникнуть ситуация, при которой необходимо представиться самому. В этом случае действует правило: пришедший, т. е. посетитель, еще до начала делового разговора по существу должен назвать себя, свой статус и лишь после этого изложить причину своего обращения. Если кто-нибудь вводит вас в организацию, то представлять вас должен он. Если вам необходимо продолжение контактов в этой организации, то вас должен представить кто-то из сотрудников, с кем вы уже имели дело, если такого сотрудника нет, нужно представиться самому.
В обязанности руководителя входит представление нового работника его коллегам. Он делает это сам либо поручает сотруднику, который ведает работой с персоналом. При представлении называют имя, отчество, фамилию, должность, на которую новый сотрудник назначен, а также его титулы и звания, затем произносят несколько слов о его прежней работе и заслугах. Если человек назначается на руководящую работу, после общего представления ему должны быть представлены его заместители и помощники.