Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности. Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для вашей компании составляет хххххх руб.
Если Вы решите воспользоваться услугой отсрочки платежа, то можете обратиться к нашему специалисту Ирине Поповой (по эл. почте popova@ xxx.ru или по телефону (495) 777 77 77 доб. 7777).
Надеемся на понимание и продолжение сотрудничества!
С уважением,
Михаил Михайлов
Руководитель отдела по работе с клиентами
Тел… Моб…
Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.
Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.
А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.
Алгоритм корректного отказа
1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).
2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.
3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.
4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.
Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).
5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.
Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.
Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.
6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.
А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.
1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…»
Не используйте эту фразу в сочетаниях:
• К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.
• К сожалению, эта карта изъята из обращения…
• К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…
Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!
Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.
2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.
3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).
А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.
Письмо-ответ на обоснованную претензию