Вероятность того, что адресат прочтет информацию, помещенную после подписи, крайне мала!
Судите сами: у какого варианта постскриптума больше шансов быть прочитанным?
Итак, мы разобрались с первой ситуацией «трудных» писем. Теперь у вас есть инструмент, который можно использовать при работе с агрессивными письмами.
Давайте посмотрим на вторую «трудную» ситуацию.
Письмо-отказ
Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.
В чем обычно заключается трудность?
• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).
• Нам неприятно отвечать отказом.
• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как эти трудности преодолеть?
1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.
2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.
А теперь немного подробнее.
Как написать письмо-отказ
Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:
1. Вы работаете в бизнесе.
2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.
3. Цели сторон не всегда совпадают.
4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.
5. Вы представляете деловые интересы своей компании.
6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.
7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.
Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.
А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.
Письмо-просьба:
From: Андрей Выхин
Sent: Friday, October 03, 2009 5:49 PM
To: Михаил Михайлов
Subject: Официальная просьба
Добрый день, уважаемый Михаил!
Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.
Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.
В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.
Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.
С уважением,
Андрей Выхин
Директор по маркетингу
Ответ-отказ:
From: Михаил Михайлов
Sent: Friday, October 04, 2009 11:02 AM
To: Андрей Выхин
Subject: Re: Официальная просьба
Уважаемый Андрей Иванович!
Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.
Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.
На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб.
Следующий порог скидки – ххххххх руб. Для него начнет действовать скидка 20 %. При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится.