Нам осталось прояснить еще один вопрос.

От того, каким образом (какими предложениями) написано наше письмо, напрямую зависит скорость прочтения нашей информации и степень ее понимания адресатом. Для того чтобы он читал наш текст быстро и при этом не терял смысл, нам необходимо писать просто и ясно.

Простота и ясность достигается путем соблюдения нехитрых приемов. Для того чтобы их освоить, нужно принять во внимание следующие особенности восприятия человеком информации.

Известно, что:

1. Текст, состоящий из нескольких отдельных предложений, читается нами легче, чем текст, представляющий собой одно сложное предложение.

2. Смысл любого предложения понятен нам только тогда, когда мы находим в предложении подлежащее и сказуемое (ответ на вопрос: «Кто и что здесь делает?»).

Проиллюстрируем эти наблюдения.

Сравните отрывки из писем.

Есть ли разница в восприятии? На мой взгляд, есть.

В приведенных выше примерах она, конечно, не столь критична.

Но посмотрите на следующие примеры.

Какой из вариантов (смысл) вам быстрее и легче понять?

Думаю, вы согласитесь, что более понятен второй вариант. В чем причина?

Было произведено нехитрое действие: мы разбили текст на несколько самостоятельных предложений (четыре вместо первоначального одного). И таким образом увеличили в тексте количество главных членов предложения (подлежащих и сказуемых).

Почему структура предложения влияет на степень ясности письма?

Ответ – в особенностях нашего сознания.

Начиная читать любой текст, мы первым делом пытаемся уловить его основной смысл. Нам важно понять, о ком здесь идет речь (кто главный герой) и что он делает.

Из школьного курса русского языка мы знаем, что на главного героя предложения обычно указывает подлежащее. А о действиях этого героя нам сообщает сказуемое.

Подлежащее отвечает на вопрос «Кто?»/«Что?». Сказуемое отвечает на вопросы: «Что делает герой?», «Кто он такой?», «Что он такое?», «Что с ним происходит?».

Подлежащее обычно выражается существительным, сказуемое – глаголом или прилагательным (реже – местоимением или существительным). А вместе подлежащее и сказуемое называются главными членами предложения.

А теперь посмотрите на главные члены предложения в каждом из вариантов.

В варианте № 1 главными членами предложения являются всего три слова: организация должна предоставлять.

Все остальные слова (члены предложения) являются второстепенными, то есть дополняющими основной смысл.

В варианте № 2 главных членов гораздо больше: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.

Поэтому смысл второго варианта «доходит» до нас гораздо быстрее.

Это можно представить образно и графически.

Представьте, что предложение – железнодорожный поезд, состоящий из локомотива и подвижного состава (рис. 6).

Рис. 6. Локомотив и подвижной состав

Локомотив – это подлежащее и сказуемое (главные члены предложения), они «доносят» до нас смысл предложения.