×
Traktatov.net » Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха » Читать онлайн
Страница 16 из 53 Настройки

Почему это произойдет? Потому что принцип 5×5 помогает «выстроить» текст письма с учетом основных особенностей человеческого восприятия информации.

Из всего спектра вопросов этой темы при написании письма для нас наиболее важными являются два.

1. Какое количество информации/объектов человек способен удерживать в поле своего внимания? Сколько идей он может запомнить за один раз?

2. Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Пойдем по порядку вопросов.

Какое количество информации/объектов человек способен удерживать в поле своего внимания? Сколько идей он может запомнить за один раз?

Это количество, увы, ограничено.

Представьте себе следующую ситуацию[3].

Муж собирается в магазин и говорит жене:

– Пойду куплю себе журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?

– Ужасно хочу винограда, – отвечает жена, пока муж направляется к шкафу за одеждой. – Да, и купи еще молока.

Муж достает из шкафа пальто, а жена идет на кухню.

– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки тоже нет!

Муж надевает пальто и направляется к двери.

– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!

Он открывает дверь и слышит:

– И масла!

Он спускается по лестнице, и до него доносится:

– Яблок!

Он садится в машину:

– Сметаны!

– Это все?

– Спасибо, дорогой!

Как вы думаете, с какими покупками вернется домой муж?

Конечно, вариантов может быть много: с журналом и сметаной, с журналом и виноградом, с журналом, виноградом, апельсинами и яблоками.

При этом бесспорным является одно: вероятность того, что покупки будут точно соответствовать запросу, сомнительна.

Учеными установлено, что количество предметов, образов, идей, которые человек способен запомнить за один раз, ограничено.

Человек не может удержать в кратковременной памяти больше семи предметов плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие только пять.

Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, для того чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы.

И если обратиться к нашей недавней ситуации с супругами, то мужу для того, чтобы запомнить все заказанное женой (восемь объектов), необходимо установить между ними какую-то логическую связь.

Цепочка из восьми предметов:

виноград, молоко, картошка, морковь, апельсины, масло, яблоки, сметана.

может выглядеть более компактно и удобно для восприятия и запоминания, если ее сгруппировать, например вот так (рис. 5).


Рис. 5. Объединение предметов в смысловые блоки


Все предметы объединены в смысловые блоки, и их графическое оформление образует подобие пирамиды.

Этот принцип получил название «Пирамида Минто» (по имени его автора Барбары Минто). В его основе – подача информации в виде схемы, где информационные объекты сгруппированы в логические блоки и могут подаваться от общего к частному и наоборот.

Чем пирамида Минто может быть полезна при написании делового письма?

Положения пирамиды Минто в электронном письме

Во-первых, безусловно, важно контролировать количество информации, которую человек способен воспринять и запомнить. Это универсальный закон, который всегда нужно учитывать при обмене информацией.