Посмотрите, как здорово могло бы выглядеть письмо:
Посмотрев на варианты письма, трудно не согласиться с утверждением, что использование шрифта добавляет чтению комфорта, а смыслу – стройности. Однако здесь я хочу вас предостеречь. Следует иметь в виду следующую важную вещь, связанную с особенностями почтовых электронных систем, которые используются в нашей деловой переписке.
Графические средства систематизации и выразительности письма (заголовки, абзацы, нумерация, шрифт, цвет)
Безусловно, визуально-графическое оформление текста письма способствует большей легкости и комфорту при чтении, влияет на скорость понимания смысла, заложенного адресатом.
При этом важно иметь в виду следующий момент. Он связан с разностью почтовых программ, которые используем мы (когда пишем письмо) и наши клиенты/адресаты (когда получают письмо).
Досадно, но достаточно часто встречаются ситуации, когда письмо с элементами визуальной графики (шрифт, цвет), отправленное из одной почтовой программы, при получении в другой программе выглядит совершенно иначе. Проще говоря, мы выделяем ключевые моменты шрифтом и цветом, а адресат, получая наше письмо, не видит этого выделения, так как оно не сохраняется. И если мы не предприняли каких-то других мер, чтобы выделить важные для нас смысловые моменты в письме, адресат их не увидит.
Посмотрите, в каком виде было отправлено письмо и в каком виде его получил адресат.
Понятно, что важность ключевых моментов, которые Павел обозначил цветом и шрифтом, Анна не оценит: шрифт и цвет нивелировались. Для того чтобы обеспечить понимание важности, необходимо было использовать иные средства. Например, такие:
From: Anna
To: Pavel
Subject: О закрывающих документах
Анна,
наша бухгалтерия сообщила, что электронные версии закрывающих документов при работе с поставщиками нас не устраивают, мы не можем их использовать.
Убедительная просьба: пришлите сканированные варианты с подписью и печатью до конца текущей недели (10 октября).
С уважением, Павел
Советы по использованию визуально-графических средств в электронном письме
Продумывая смысловые блоки и визуально-графические средства письма, помните следующее.
1. Почтовые программы, используемые в современной деловой переписке, не универсальны в части работы со шрифтами и цветом.
Текст, выделенный перед отправлением цветом или шрифтом, способен претерпеть визуальную трансформацию.
2. Наиболее надежными средствами визуальной работы с текстом письма являются:
• абзацы;
• нумерация;
• заголовки.
3. В некоторых компаниях активное использование цвета в деловой переписке с внешними клиентами считается признаком дурного тона.
Итак, еще раз напомню арсенал инструментов, при помощи которых мы обеспечиваем письму предельную ясность смысла, и посмотрим, что еще нам осталось освоить.
1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания).
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).
4. Визуальные средства систематизации и выразительности письма: заголовки, абзацы, нумерация.