Сотрудникам, использующим электронный вид связи с поставщиками и клиентами, рекомендуется создать электронную подпись – текстовой отрывок, автоматически прикрепляемый в конце сообщения. Подпись содержит координаты для связи, например адрес фирмы и телефон, а также слова прощания.

Создавать длинную подпись не следует, 5–6 строк достаточно. Использовать расхожие цитаты и афоризмы в конце делового сообщения не принято.

Отказ

Отказ коллегам, агентам, деловым партнерам всегда выражается в вежливой форме. Если просьба вам неприятна или даже рассердила вас, не стоит выражать недовольство эмоционально, достаточно тактично сослаться на занятость.

Отказ без объяснения причины может быть воспринят как желание отмахнуться. По возможности объясните причину, уважительный повод смягчит ситуацию.

В случае отказа в деловой сфере рекомендуется использовать устойчивые речевые формулы: «Сожалею, что не смогу участвовать в этом проекте из-за ограничений во времени», «К сожалению, я не смогу вам помочь из-за сильной занятости», «Простите, но я не могу выполнить вашу просьбу».

Отказ равному по положению коллеге не должен испортить ваши взаимоотношения. Если вы предполагаете, что истинная причина обидит попросившего об услуге, допустимо назвать другой, более тактичный повод.

Выражая отказ, будьте понятны. Неопределенность в формулировании отказа может создать впечатление о возможном согласии. Фразы «Посмотрим», «Я подумаю» считаются неоднозначными, использовать их в случае решительного отказа не рекомендуется.

Не рекомендуется начинать отказ со слова «нет», лучше сказать, что были бы рады помочь, но в силу обстоятельств вынуждены отказать.

Решив отказать, не поддавайтесь на уговоры. Если проситель настаивает, выразите сожаление еще раз и аргументируйте отказ.

Не стоит затягивать с отказом до решающего срока. Получив отказ от вас, коллега или партнер успеет обратиться за помощью к другим.

В случае затруднительной ситуации, например, при просьбе руководства о задержке на рабочем месте во внеурочное время, решение ситуации зависит от сложившихся обстоятельств и мнения самого сотрудника. Отказываясь от переработки, сошлитесь на трудовой кодекс или условия трудового контракта.

Отказ от официального приглашения посылается в письменном виде с формулировкой: «не может принять приглашение в связи с запланированной встречей на этот день». В случае отказа от участия в важном мероприятия причина отказа должна быть уважительной. Отказ от дружеского приглашения может быть выражен устно, по телефону или электронной почте.

Письмо-отказ в выполнении услуги не должно быть резким, оно оформляется в соответствии с принятым стандартом – повторение изложения просьбы, обоснование причины отказа и отклонение предложения.

В письменном или устном отказе от услуг или продолжения сотрудничества следует поблагодарить за совместную деятельность, выразить удовольствие от совместной работы, сослаться на обстоятельства, в которых вы вынуждены прекратить сотрудничество, высказать надежду на возможную совместную деятельность в будущем.