Использование смайлов и принятых в Сети сокращений допустимо в переписке между равными по статусу и общающимися на «ты» коллегами.

Деловой текст не предусматривает множества восклицательных знаков, сообщающих получателю о важности сообщения.

Не стоит забывать о правилах вежливости, за информацию следует поблагодарить, просьба сопровождается вежливым «пожалуйста».

Для удобства общения заполняйте строку темы сообщения. Тему следует хорошо продумать, она должна отражать суть письма. Используя для ответа кнопку «replay» и отвечая на заданный вопрос, тему сообщения следует оставить, однако, если вы пишете о чем-то новом, название темы рекомендуется изменить.

Отвечать на электронное письмо в тот же день не обязательно. Быстрота ответа зависит от принятых правил и важности вопроса. Если речь не идет о срочном сервисном обслуживании, достаточно сообщить о получении письма и сроках содержательного ответа. Согласно правилам этикета, если вы не ответили на письмо в течение трех дней, вы отказываетесь от ответа и общения на заданную тему.

Многие люди воспринимают использование собеседниками кнопки «уведомление о получении/прочтении» как проявление неуважения и недоверия. Узнать, дошло ли письмо, можно, выразив перед подписью просьбу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом». Даже если вы рассчитываете, что получатель электронной почты всегда может отправить вам обратное сообщение с помощью кнопки-ответа, обязательно укажите координаты для связи, и не только электронный адрес.

Особое внимание следует уделить оформлению электронного письма, если ваше знакомство начинается заочно. Отправляя резюме, составьте презентабельное сопроводительное письмо, укажите, кому именно оно адресовано, номер объявления, название должности, иначе письмо может не дойти до адресата.

В тексте сообщения укажите количество приложенных документов. В связи с тем, что, написав сообщение, отправитель часто забывает прикрепить файл, рекомендуется прикрепить его сразу.

Не стоит сообщать конфиденциальную информацию посредством электронной почты, тем более номера банковских карт и коды.

Современный этикет позволяет поздравить посредством электронного письма с праздником коллегу, партнера или клиентов. Данный вид связи стоит использовать в случае, когда все этапы делового общения ведутся в электронном виде. При этом в тело письма или в приложение вкладывается соответствующая красочная тематическая открытка. Подобное письмо может быть отправлено и от себя лично, и от лица фирмы.

Не рекомендуется использовать офисную электронную почту для частной переписки: рассылаемая с офисного электронного ящика информация является собственностью фирмы, а к почте каждого сотрудника имеет доступ системный администратор.

Совсем недавно считалось неприемлемым договариваться о деловой встрече или отправлять приглашения по электронной почте, так же как и посылать письма-соболезнования. Личное общение, звонок или письмо от руки все еще остаются предпочтительной формой общения, однако если ваше общение с конкретным лицом ведется исключительно по почте, то ею дозволительно воспользоваться в случае необходимости.