Несмотря на то что общение в социальных сетях является неформальным, не следует допускать в текстах орфографических ошибок или употреблять жаргонные слова. Заводя страничку в социальной сети, следует ознакомиться с принятыми правилами.

Телефон

Следование правилам телефонного этикета важно не только для секретаря, но и для каждого сотрудника организации. Знание сотрудниками правил телефонного этикета поднимает профессиональный имидж компании в глазах клиентов и партнеров.

Деловой телефонный звонок начинается с подготовки. Узнайте имя человека, с которым вам предстоит поговорить, сделать это можно с помощью других, уже известных вам сотрудников организации, через сайт компании или секретаря. Запишите имя, чтобы произнести его четко.

Перед началом звонка выпишите основные цифры, названия, имена, используемые в разговоре. Необходимые данные по обсуждаемой теме рекомендуется также держать под рукой. Во время разговора кратко фиксируйте все цифры и даты. Вам может понадобиться календарь.

Сформулируйте и запишите тему звонка, чтобы, отвлекаясь, было легче вернуться к основному вопросу.

В начале любого разговора следует узнать, есть ли у собеседника время для разговора. Если собеседник занят, уточните, когда удобно перезвонить. Допустимо попросить связаться с вами, когда человек освободится, однако в этом случае вам придется ждать, пока вам перезвонят.

Не следует обижаться, если собеседник уточняет тему звонка, так он сможет подготовиться к разговору и определить его длительность. В этом случае следует также узнать, когда именно удобно вернуться к данной теме.

В отличие от светской беседы, деловые люди готовы сразу перейти к основной теме разговора. Не стоит начинать разговор с отступлений о погоде или текущих делах, лучше быть кратким и не отклоняться от темы.

Деловой разговор, особенно первый, продолжается не более пяти минут. И звонящей, и снимающей трубку стороне следует поприветствовать друг друга, назвать организацию и представиться лично. Допустимо использовать более краткую форму: приветствие плюс название фирмы. «Добрый день, фирма «Синус», Ольга Иванова» или «Доброе утро, фирма «Знак».

Приветствие при снятии трубки, состоящее из имени и фамилии сотрудника, малоинформативно для звонящего, назвать свое имя достаточно, лишь когда телефонный звонок переведен на вас секретарем. Приветствия «Да», «Слушаю», «Алло» в деловом общении не рекомендуются.

Если позвонили вы, то, поздоровавшись, следует представиться, а затем пригласить нужное лицо к телефону.

В случае, когда вы хотели бы поговорить с собеседником, не представляясь секретарю, допустимо сразу пригласить нужное лицо к телефону, однако скорее всего вас все равно попросят представиться.

Соединившись с автоответчиком, следует представиться и сообщить свою просьбу.

Не застав абонента на месте, уточните, когда удобно перезвонить. Передавать ли информацию через секретаря или других сотрудников, решает позвонивший.

В случае прерывания звонка перезванивает звонившая сторона. В классическом случае инициатором окончания разговора должен быть звонивший. Однако если позвонивший увлекся разговором, допустимо вежливо завершить разговор.