Во время тактических совещаний главное — это решение проблем и полная ясность. Все препятствия нужно выявлять и устранять, избегая любых недомолвок.

Неизбежные трудности

На пути к успешному проведению еженедельных тактических совещаний может возникнуть ряд препятствий.

Одно из них — искушение составить повестку дня заранее, официально или в черновом варианте. Это неразумно, хотя и объяснимо, если вспомнить о традиционном подходе. Участники должны приходить на совещания с ясной головой и выбирать то, что нужно обсудить, исходя из фактических данных и предоставленной статистики.

Другая распространенная проблема — тяготение к длительным обсуждениям во время разминки. Как правило, участникам при этом становится скучно, а это ведет к снижению способности команды выбрать и грамотно обсудить по-настоящему актуальные вопросы. Чтобы избежать этого, во время разминки следует строго придерживаться правила одной минуты. Этого времени более чем достаточно, чтобы вкратце рассказать о своих планах и даже ответить на пару уточняющих вопросов. Если в это трудно поверить, возьмите часы и смотрите, не отрываясь, на циферблат в течение шестидесяти секунд. Вы поймете, что минута — это не так мало, как кажется на первый взгляд.

Хотя обе названные проблемы важны, самая опасная и распространенная ошибка при проведении еженедельных тактических совещаний — это искушение пуститься в обсуждение долгосрочных стратегических вопросов. Почему этого нельзя делать?

Во-первых, на тактическом совещании у вас не так много времени. Важные и сложные вопросы заслуживают неспешного обдумывания, обсуждения и подготовки. Кроме того, даже опытнейшие руководители не всегда могут быстро переключаться с вопроса на вопрос, тем более разной значимости, (например, между тем, каким классом самолета будут путешествовать сотрудники и нужно ли сливаться с конкурентом). Это все равно, что супруги попытаются одновременно думать, как заставить сына вести себя лучше в школе и что приготовить на ужин.

И наконец, на тактических совещаниях нельзя обсуждать стратегические вопросы, потому что часто руководители, в свете обыденных проблем, неверно воспринимают глобальные задачи. Если же на еженедельных совещаниях ограничиться конкретными и насущными задачами, участники будут больше сосредоточены на их решении и активных действиях.

Все эти трудности можно и нужно преодолеть с помощью дисциплины. Когда ненароком поднимаются стратегические вопросы — а это непременно будет происходить, — руководителю следует твердо прервать обсуждение и предложить перенести его на ближайшее ежемесячное стратегическое совещание.

Это самый интересный и во многих отношениях самый важный тип совещаний. А также самый увлекательный. Именно на ежемесячных стратегических совещаниях участники соревнуются друг с другом, спорят и принимают решения по самым главным вопросам, определяющим деятельность всей компании. На этих совещаниях руководителю и его команде представляется возможность по-настоящему углубиться в один или два важнейших вопроса, не отвлекаясь на рутинные проблемы.