Каждой компании нужны регулярные совещания, посвященные решению исключительно насущных тактических вопросов. Не так уж важно, будут ли они проводиться раз в неделю или раз в две недели. Главное, чтобы на них присутствовало все руководящее звено компании и чтобы они проводились регулярно и последовательно.

Еженедельное тактическое совещание может длиться от сорока пяти минут до полутора часов, в зависимости от того, как часто оно проводится. Оно должно включать в тебя несколько важных элементов, рассмотренных ниже.

Разминка

Во время разминки каждый из участников совещания называет главные, с его точки зрения, вопросы, подлежащие рассмотрению. На это каждому выделяется одна минута (да- да, шестьдесят секунд!). Таким образом, даже если в совещании будет принимать участие больше людей, чем обычно, для разминки потребуется не больше десяти минут.

Разминка задает тон всему совещанию. С первых же минут участники активно включаются в происходящее, и им легче выявить те проблемы, которые требуют немедленного внимания.

Обзор статистики

Следующий ключевой момент тактических совещаний — обзор статистики по продажам, доходам, удовлетворенности покупателей, изобретениям и прочему. Конечно же, содержание обзоров зависит от специфики организации. Но старайтесь рассматривать только ту статистику, которая необходима для принятия решений, а не всю доступную. Я думаю, статистика должна приводиться по четырем-шести пунктам, и тратить на нее нужно не больше пяти минут, даже с учетом уточняющих вопросов по каким-то отдельным цифрам. На этом этапе следует по-прежнему избегать длительных обсуждений.

Повестка дня в режиме реального времени

Сразу же после окончания разминки и обзора статистики (что занимает, как правило, не более чем четверть часа) самое время поговорить о повестке дня. Да-да. Вопреки распространенному убеждению, повестку дня нужно составлять не заранее, а на совещании, после разминки и обзора статистики.

Повестка дня должна отражать текущее положение дел в компании и успешность продвижения к целям, а не предположения и догадки руководителя, запечатленные на бумаге за два дня до совещания. Неразумно пытаться предугадать, какие вопросы нужно будет обсудить, не обладая всей полнотой информации.

Руководители совещаний должны овладеть тем, что я называю дисциплинированной спонтанностью; им нужно преодолеть искушение составить повестку дня загодя и позволить ей самой сформироваться на совещании. Несмотря на то, что в этом случае они несомненно будут меньше влиять на ход событий, эффективность совещания заметно повысится.

Выработать повестку дня в режиме реального времени не так-то сложно. Некоторые темы неизбежно всплывут в виде вопросов: "Нужно ли нам увеличить объемы рекламы в этом месяце, чтобы стимулировать рост продаж?"; "Следует ли отделам маркетинга и коммерческого развития обсудить с аналитиками нашу продукцию?"; "Принимать ли на работу новых сотрудников?"; "Что мы будем делать с перерасходами?" Тактические вопросы должны быть решены для того, чтобы обеспечить успешное выполнение краткосрочных задач.