Таким образом, «Организатор задач Outlook» поддерживает эффективное общение между постановщиком, исполнителем и соисполнителями на ключевых этапах работы над задачей.
Технические аспекты хранения данных
«Базой данных», в которой надстройка хранит задачи, может быть любая общая папка задач на Exchange-сервере.
При этом существует возможность работы офлайн, то есть если вы работаете с надстройкой без подключения к серверу (например, при удаленной работе без Интернета), в момент подключения к серверу надстройка синхронизирует ваши изменения с серверным хранилищем задач.
Если в вашей компании нет Exchange, вы можете поставить надстройку на пользовательский компьютер главного постановщика задач (например, в небольшой компании им может быть генеральный директор или его секретарь). В качестве базы данных надстройка будет использовать локальную папку задач Outlook. Постановщик задач будет видеть всю древовидную структуру, а его коллеги – получать уведомления о поставленных задачах по электронной почте.
В ближайших планах компании «Организация Времени» – разработка версии надстройки, использующей в качестве базы данных не довольно дорогой для небольшого бизнеса Exchange, а бесплатный Microsoft SQL Server Express. Также планируется предоставление надстройки в формате SaaS, «Software as a service», когда клиент не покупает программный продукт и не устанавливает его у себя, а арендует внешний сервер с уже настроенным программным продуктом.
Эти решения позволят воспользоваться всеми преимуществами «Организатора задач Outlook» небольшим компаниям, для которых закупка Exchange является достаточно серьезной инвестицией.
В каких ситуациях полезен «Организатор задач Outlook»?
Любой инструмент имеет свою область применения, определенный круг задач, которые с его помощью стоит решать. «Организатор задач Outlook» будет максимально полезен в следующих ситуациях.
▪ Для управления проектами, не имеющими сложной сетевой структуры работ, для которых трудно составить график Гантта, и не требующими тонкого управления ресурсами. То есть для проектов, для которых избыточно применение профессиональных инструментов управления проектами, таких как Microsoft Project.
▪ Для управления поручениями в ситуациях, когда поручений много и одни связаны с подразделениями, а другие с проектами; когда некоторые поручения объемны и нуждаются в разбиении на несколько подзадач, распределяемых между разными исполнителями.
▪ Для выработки в компании более жесткой исполнительской дисциплины, чем предполагают классические инструменты Outlook: когда нужно жестко зафиксировать переписку по задаче, запретить исполнителю самостоятельно редактировать задачу или отмечать ее как выполненную без одобрения руководителя, разграничить права доступа сотрудников к разным задачам и т. п.
▪ Для упрощения согласовательных процедур в компании, когда есть много оперативных вопросов, требующих согласования разных служб или разных сотрудников, и при этом нет формализованной системы электронного документооборота либо эта система слишком тяжеловесна и не охватывает значительную часть повседневных управленческих взаимодействий.