Постановщик может задать дублирование «порученных им» задач из общей папки в свою собственную папку задач. Аналогично может сделать исполнитель с «порученными мне» задачами. В личных папках с этими задачами можно делать все описанное в книге «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook»: группировать по категориям, раскрашивать, переносить в календарь и т. п. Таким образом, корпоративное управление задачами в «Организаторе задач Outlook» понятным образом транслируется в личный тайм-менеджмент с помощью обычных функций Outlook. Эта тесная интегрированность с обычной работой в Outlook – главное отличие «Организатора задач» от множества программ-«таск-менеджеров».

Outlook предполагает достаточно демократичную систему управления компанией и высокую ответственность исполнителей. После того как вы делегировали в Outlook задачу исполнителю, он становится ее «владельцем», и его изменения, вносимые в задачу, приоритетны по отношению к вашим. При этом изменения никак не документируются. Возникает масса возможностей для злоупотреблений. Исполнитель может менять срок исполнения задачи, ее формулировку и т. п. Не говоря уже о таких мелких неудобствах, как присвоение исполнителем задаче своих категорий, которые начинают отображаться и у руководителя, превращая его папку задач в свалку.

В «Организаторе задач Outlook» исполнитель не может самостоятельно изменять задачу. Все общение между исполнителем и постановщиком происходит через специальную функцию «Добавить комментарий». Вся эта переписка сохраняется внутри задачи в поле «Комментарии» в обратном хронологическом порядке, с точным указанием, кто и в какое время добавил комментарий (см. рисунок ниже).

Процесс работы с задачей организован более тонко, чем в стандартном Outlook, где можно только принять задачу и отправить отчет об исполнении. В «Организаторе задач Outlook» предусмотрены возможности «поставить задачу», «принять к исполнению», «начать выполнение», «принять на доработку», «закончить выполнение», «отменить без исполнения», «снять с исполнения», «утвердить выполнение», «утвердить невыполнение», «отправить на доработку». Таким образом, реализован процессный подход к работе над задачей, учитывающий разные жизненные сценарии, а не только идеалистически предполагаемый Outlook «задача поставлена – задача выполнена».

Для более эффективного управления в ситуациях, когда в работу над задачей вовлечено несколько человек, предусмотрены соисполнители по задаче. Ответственным за выполнение задачи продолжает оставаться исполнитель в соответствии с классическим принципом: за исполнение любого задания должен отвечать целиком и полностью только один человек. Но соисполнители видят задачу в своих списках задач и могут получать от исполнителя или постановщика уведомления по ее изменениям.

Немаловажно, что такую задачу могут видеть и руководители соисполнителей. Это очень актуально в компаниях с матричной структурой, в которых руководитель одного подразделения может привлечь к работе над задачей сотрудников другого подразделения, но руководитель этого другого подразделения хотел бы знать, как именно ресурс его сотрудников задействован другими руководителями.