Оперативные вопросы, как правило, проходят мимо официального документооборота, согласуются неформально, с помощью e-mail или телефонных звонков. Аналогично происходит в небольших компаниях, где системы электронного документооборота в принципе нет. В результате возникает масса проблемных и конфликтных ситуаций: забыли с кем-то согласовать, согласовали по телефону (и неправильно поняли друг друга) и т. п.
В «Организаторе задач Outlook» постановщик задачи может сразу определить, чье согласование для него является показателем корректного выполнения задачи. На специальной вкладке «Согласование» (см. рис.) он выбирает участников согласования и затем видит на этой же вкладке их одобрение или неодобрение, с комментариями.
Согласование происходит параллельно, то есть следующему «согласанту» не нужно дожидаться мнения предыдущего. Если по итогам согласования произошли существенные изменения в исходном документе, организатор согласования может отправить его на повторное согласование.
«Умные» напоминания и уведомления
Одной из проблем Outlook является неудобный механизм напоминаний. Напоминалки появляются в самые неподходящие моменты. При этом, как только их становится больше пяти-семи штук, их полезность резко снижается, поскольку вы просто начинаете их игнорировать.
В «Организаторе задач Outlook» предусмотрена небольшая отдельная программа, которая устанавливается на Exchange-сервере и рассылает исполнителям напоминания по заранее заданному алгоритму, который можно настраивать. Например, ежедневно утром приходит e-mail с информацией о срочных поручениях; еженедельно – e-mail с информацией обо всех поручениях.
Аналогичные сводные отчеты, естественно, может получать и руководитель по тем задачам, которые он поручил.
Кроме «умных» напоминаний, «Организатор задач Outlook» позволяет делать «умные» уведомления. «Умные» – значит приходящие строго определенному кругу сотрудников компании и при этом фиксируемые внутри задачи (то есть никто потом не сможет сказать «а мне не сообщали»). Для уведомления исполнитель задачи или ее постановщик просто выбирает в окне задачи тех сотрудников, кому он хотел бы послать уведомление, и вводит текст уведомления.
Есть еще и автоматические уведомления:
▪ при постановке задачи на контроль (при нажатии кнопки «Поставить»), исполнителю автоматически приходит уведомление о постановке задачи. Когда исполнитель открывает порученную задачу, соисполнителям автоматически отправляются уведомления;
▪ когда исполнитель завершает работу над задачей и нажимает кнопку «Закончить выполнение», постановщику отправляется уведомление о том, что исполнитель закончил работу над задачей и требуется приемка результата. При открытии письма с уведомлением сразу открывается карточка задачи;
▪ при отмене задачи исполнителю и соисполнителям приходит автоматическое уведомление о снятии задачи с контроля;
▪ когда постановщик не принимает задачу исполнителя и отправляет ее на доработку нажатием кнопки «Отправить на доработку», исполнителю отправляется уведомление о том, что требуется доработка задачи.