• Соответствие использованию подразумевает, что описание процесса структурировано таким образом, чтобы представлять эту информацию максимально эффективно, учитывая потребности целевой аудитории.
2.8. Чтобы обеспечить целостность процесса и возможность непрерывного совершенствования, управление бизнес-процессом должно осуществляться по замкнутому циклу
Организации, обладающие зрелыми способностями в области BPM, управляют своими процессами по замкнутому циклу с обратной связью, включающему планирование, проектирование, внедрение, исполнение, измерение, контроль и непрерывное совершенствование.
Литература по BPM изобилует жизненными циклами бизнес-процессов, описывающими управление с обратной связью. Независимо от числа фаз цикла и присвоенных им названий подавляющее большинство можно свести к циклу «Планирование – действие – проверка – корректировка» (PDCA)[36], популяризированному доктором Эдвардсом Демингом (Dr. W. Edwards Deming) в 1950-е годы (рис. 2.7).
Мы выбрали цикл PDCA как простой, широко известный и не связанный с какой-либо специальной или коммерческой методологией или моделью.
Использование жизненного цикла бизнес-процесса на практике может сильно варьироваться в зависимости от контекста. На одном краю спектра цикл можно применять по отдельности к бизнес-процессам, которые описаны, реализованы и управляются независимо друг от друга. С такой практикой можно часто встретиться в разовых инициативах по улучшению процессов, а также в организациях, в которых навыки процессной и бизнес-архитектуры (а следовательно, концепции взаимозаменяемости и повторного использования архитектурных компонент) недостаточно развиты. На другом краю спектра цикл управления можно применять к совокупности бизнес-процессов – после того как появляется осознание, что в конечном итоге к оптимизации создания ценности для потребителя приводят проектирование, внедрение и управляемая координация многих бизнес-процессов, проходящих сквозь множество функциональных организаций. Такое применение цикла управления характерно для организаций, успешно инвестировавших в реализацию BPM корпоративного масштаба, тесно связанного с бизнесом и с процессной архитектурой.
Мы обсудим применение цикла PDCA к одиночному бизнес-процессу, что характерно для однократных усилий по разработке или усовершенствованию процессов.
2.8.1. Стадия «Планирование»
Назначение стадии «Планирование» цикла PDCA – убедиться, что как контекст бизнес-процесса, так и внутреннее устройство процесса соответствуют стратегическим целям организации.
Описание бизнес-контекста – это способ достичь глубокого понимания связи между процессом и его внешним окружением. Этот критически важный шаг в понимании целей процесса завершен тогда, когда получена как минимум следующая информация.
• Потребитель процесса.
• Выход процесса и ясное понимание того, почему он представляет ценность для потребителя.
• Как процесс и его выход соответствуют миссии организации и работают на его стратегические цели (то есть как с точки зрения контекста процесс встраивается в вышестоящую процессную архитектуру).