Начните день со значимой работы. Несмотря на то, что каждый второй просматривает электронную почту до завтрака, начинать день с проверки электронной почты обычно непродуктивно. (На самом деле даже контрпродуктивно: вы начинаете день с того, что позволяете требованиям других людей определять ваши приоритеты.) Вместо этого постарайтесь посвятить первые час-полтора рабочего дня задаче, которая помогает двигаться к достижению значимых целей. Таким образом, вы выполняете важную и трудную работу, когда ваши интеллектуальные способности находятся на пике, а не в середине дня, когда вы устали и соображаете хуже. Кроме того, это означает, что когда вы обращаетесь к электронной почте, то независимо от ее содержания – какие «пожары» следует потушить, на какие неприятные вопросы придется ответить, – часть важной работы, запланированной на сегодня, уже сделана.
Примечание. Если вам приходится выполнять значимую работу после обеда, поскольку утро занято неотложными делами, постарайтесь выполнить «ритуал перезагрузки», прежде чем приступать к делу. Подойдут такие средства, как 10 минут медитации, прогулка быстрым шагом по соседним улицам или краткий сон.
Не проверяйте электронную почту чаще 2–3 раз в день. После прочтения сотен интервью и статей о необыкновенно эффективных работниках (и, разумеется, много экспериментируя сама), я могу сказать, что люди, успешно справляющиеся со своей работой, проверяют электронную почту не чаще 2–3 раз в день. Обычно это означает от часа до двух проверки электронной почты поздним утром и приблизительно столько же времени после обеда. Некоторые предпочитают добавлять третью, и последнюю, проверку почты в конце рабочего дня, чтобы «подчистить хвосты».
Определите время работы с электронной почтой и внесите его в график. Делая отметку в рабочем графике, вы открыто заявляете, что собираетесь потратить время и силы на электронную почту. Поскольку вы уже обозначили время для просмотра входящих сообщений электронной почты, вам теперь легче сосредоточить все свое внимание на других задачах; почту вы обязательно прочтете, но позже. И что еще важнее, это требует воздерживаться от проверки почты в другое время.
Дополнительное преимущество. Я бы также рекомендовала выделить в распорядке дня время для значимой работы – даже если это будет один временной отрезок в день, с самого утра. Если мы четко и ясно не планируем важную работу, она обычно вытесняется на периферию. Запись в календаре – это обязательство.
Относитесь к временным интервалам в своем календаре как к совещаниям. Это значит, что вы приходите, начинаете в назначенное время и заканчиваете в назначенное время. На этом «совещании» может не быть других людей, но смысл в том, чтобы уважать свое время точно так же, как вы уважаете чужое время, приходя на совещание. Если вы запланировали для значимой работы определенный временной интервал, уделите этой работе все свое внимание и силы. (Не сдавайтесь, если потребуется 10–20 минут, чтобы войти в рабочий ритм; в случае необходимости запритесь в зале для совещаний.) Поддерживайте дисциплину и строго соблюдайте время, отведенное для просмотра электронной почты. По его истечении прекратите читать почту и займитесь другими делами. Это заставит вас расставлять приоритеты – кому следует ответить и насколько подробно. Полезный навык.