В то же время следует учитывать точку зрения отправителя и отвечать вежливо и уважительно. Не в последнюю очередь потому, что это сделает работу с электронной почтой более приятной для всех.
Вот краткий перечень вредных привычек, которых следует избегать, а также несложных приемов, о которых следует помнить, работая с электронной почтой в выделенное для этого время.
Не позволяйте настройкам программ «по умолчанию» определять ваш рабочий процесс. Самый верный способ столкнуться с трудностями при работе с электронной почтой – оставить исходные настройки ящика входящих сообщений. Любое программное приложение, от Outlook до Gmail, имеет предустановленные настройки, которые не дают вам сосредоточиться на работе. Мы часто принимаем эти настройки как данность и не умеем их менять. Однако даже самые незначительные изменения могут привести к резкому росту производительности. Рассмотрим весьма распространенный сценарий: вы используете программу Outlook, которая управляет и рабочей почтой, и календарем. Вы не хотите держать почтовый ящик постоянно открытым, но если вы закроете Outlook, то отключатся напоминания о встречах. Чтобы календарь был все время активен, приходится мириться с ежедневным потоком уведомлений о письмах, который отвлекает и раздражает. Проблему легко решить, если отказаться использовать Outlook для календаря. Загрузите отдельную программу и настройте ее для работы с электронной почтой. Тогда вы сможете держать программу календаря открытой и своевременно получать напоминания о встречах, но уведомления электронной почты не будут вас постоянно беспокоить.
Еще одна вредная привычка – использовать одну папку входящих сообщений для всей адресованной вам электронной почты. Неудивительно, что одно из проведенных недавно исследований показало, что 23 % времени работники чувствуют себя «утонувшими в электронной почте». Если вас тоже беспокоит эта проблема, попробуйте создать такую структуру папок, которая поможет рассортировать входящие сообщения – например папки для писем, требующих ответа (Ответить), ожидающих ответа (Ожидание), а также тех, которые могут понадобиться позже (Архив). В мире, где интернет позволяет найти решение почти любой проблемы, нет смысла сидеть сложа руки. Выясните, какие настройки «по умолчанию» вам не подходят, и измените их.
Дополнительное преимущество. Мои рекомендации относительно лучших программ «Календарь», а также структуры папок, см. на с. 210–213.
Определите, является ли электронная почта подходящим средством для ответа. Как указывалось выше, электронная почта – это несовершенное средство общения, поскольку в ней отсутствуют социальные сигналы, что ведет к негативной интерпретации содержания. Таким образом, электронная почта не подходит для обсуждения деликатных тем, критики чьего-либо поведения, обсуждения спорных вопросов и так далее. Это мы уже знаем. Но не забывайте, что электронная почта также не годится для мозгового штурма, обсуждения зависимостей, любого сложного планирования или принятия решений. Подобные дискуссии лучше вести во время краткой личной встречи или по телефону. Приучите себя к тому, чтобы переносить такие разговоры в реальную жизнь и побуждать к этому тех, с кем вы переписываетесь. Вы избавите себя и всех остальных от вызывающего раздражение обмена посланиями (их может понадобиться полтора, а то и два десятка), который постоянно отрывает вас от дела.