Люди с потенциалом. После приятных людей идут люди с потенциалом. Эта группа включает всех, кто в будущем может оказаться важным или полезным, но вы еще в этом не уверены. К ним относятся перспективные клиенты, вероятные работодатели или союзники, а также всевозможные новые контакты, которые появляются в вашем почтовом ящике по рекомендации надежного источника, например близкого друга или партнера по бизнесу. Как правило, таким корреспондентам отвечают в течение нескольких дней (или быстрее), чтобы на первой стадии поддержать переписку с незнакомым человеком. (Обратите внимание, что люди с потенциалом – это менее постоянная категория, поскольку через нее проходят все корреспонденты, прежде чем оказаться в другой группе: ВИПов, ключевых сотрудников, приятных или случайных людей.) Обменявшись несколькими письмами, вы сумеете оценить «потенциал» нового корреспондента и причислить его к соответствующей (фиксированной) категории.

Случайные люди. На самом нижнем уровне иерархии располагаются случайные контакты. Это все люди, хорошие и плохие, письма которых очутились у вас в ящике «Входящие» без приглашения. Обычно авторы писем просят вас о том, что выходит за рамки текущей работы. Возможно, вас приглашают выступить с лекцией, или кто-то из коллег, работающих над другим проектом, просит вашей помощи, или же молодой человек, высоко ценящий ваши достижения, обращается к вам за советом. Вы почти (или совсем) не можете управлять количеством случайных контактов в ящике входящих сообщений. Зато вы в состоянии управлять выбором, кому отвечать (и отвечать ли вообще). Люди в этой группе не имеют приоритета, пока вы его не присвоите. Ответить на важное, но непредвиденное предложение можно и на следующий день, а на неожиданную просьбу – спустя две недели, если у вас найдется время. Не позволяйте случайным сообщениям снижать производительность вашей работы. Жизнь слишком коротка, чтобы незнакомые люди решали, как вам распорядиться своим днем.

Действия:

Вспомните, кто регулярно отправляет вам электронные письма, и распределите их на три основные группы: ВИПы, ключевые сотрудники, люди с потенциалом и приятные люди. (Случайные контакты пока пропустите.)

Главная трудность – сделать каждый список как можно короче; для этого придется решить, кто для вас действительно важен. Когда вы очень заняты на работе, такая иерархия поможет быстро расставить приоритеты: какие письма действительно являются срочными и/или важными, а какие только отвлекут вас от дел.

Вы сами определяете, сколько времени отнимает у вас электронная почта каждый день. Сколько часов и минут вы потратите на нее – вопрос самоконтроля. Вот почему так важно разработать ежедневную процедуру проверки электронной почты, а также понять, какие препятствия могут сбить вас с избранного пути.

После внедрения системы, которая соответствует вашему естественному творческому ритму и формирует ожидания у тех, с кем вы работаете, становится значительно легче сосредоточиться на действительно важных задачах и выполнять их. Вот что вам следует сделать: