4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером;
5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.
При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mail. Сюда входят Smileys и Acronyms.
Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.
1):-) – улыбка;
2);-) – подмигивание;
3):-(– хмуриться;
4):-D – смех;
5):-X – без комментария;
6);-(– плач;
7):-] – сарказм;
8) =:О – удивление.
Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов:
1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее;
2) MSG (Massage) – послание;
3) JIC (Just in case) – при случае;
4) CUL (See you later) – встретимся позднее;
5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос;
6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;
7) BTW (By the way) – между прочим;
8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка;
9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;
10) GTG (Got to go) – готов идти;
11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха;
12) WTG (Way to go) – куда идти, направление;
13) OIC (Oh, I see) – мне все понятно;
14) TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.
Тем не менее справедливости ради следует отметить, что некоторые деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае, требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов.
Также следует помнить, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому следует воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по е-mail. Для пересылки и согласования контрактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.