В документообороте выделяют 3 документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют:

1) документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и другое, содержащие директивные указания, разъяснения и иные сведения;

2) документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию различного рода запросы;

3) документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

4) жалобы и заявления граждан.

Как известно, в настоящее время параллельно применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными или неофициальными курьерами, пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. Если еще несколько лет назад подавляющее большинство поступающей документной информации обрабатывалось централизованно в специальном подразделении – экспедиции, и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота. Обработка корреспонденции достаточно традиционна и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным подразделением или должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т. е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться для внесения в регистрационные базы данных; нужно зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.