Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовку проекта документа, перепечатку, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Внутри организации документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей или самими сотрудниками, реже – через службу ДОУ. Удобнее принять единый порядок передачи документов для обработки – через сотрудника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. Для того чтобы документы не терялись, в ручную и (или) компьютерную информационно-поисковую систему (регистрационную форму или базу данных) в любом случае должны вноситься сведения об изменении их местонахождения с указанием даты передачи.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и тому подобное поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является работа с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят в автоматизированную систему контроля исполнения. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.