Верно: начальник отдела кадров (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Исполнитель документа . Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:

Фролов 12 34 56

Ниже фамилии исполнителя, его телефона рекомендуется указывать индекс секретаря, напечатавшего документ, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. Индекс секретаря чаще всего составляется из первых букв фамилии и имени. Например:

Фролов 12 34 56 ШЕ 2 10.11.04

Реквизиты в служебном поле документа

Отметка о контроле . Реквизит наносится лично руководителем, если он считает важным исполнение своих указаний, изложенных в резолюции. Реквизит наносится рядом с «заголовком текста» на левом поле листа простановкой буквы «К», или слова «Контроль». Отметка служит сигналом секретарю о постановке документа на контроль.

Отметка об исполнении документа . Реквизит проставляется на первой странице документа в нижнем левом углу под реквизитом «исполнитель документа».

Реквизит включает слова «В дело», индекс дела, краткие сведения об исполнении документа, дату и подпись ответственного лица. Например:

В дело П – 6

Направлен исх. № 03-11/62 от 02.11.04

00.00.00 (личная подпись)

Отметка о переносе данных на машинный носитель . Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса. Например:

Информация перенесена на

машинный носитель

00.00.00

(личная подпись)

Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней его странице.

Отметка о поступлении . Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы.

Реквизит состоит из 3 частей: из сокращенного наименования организации, даты получения и индекса входящего документа. Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных.

Подводя итоги: секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов. По подготовленному документу можно судить о профессионализме секретаря. Все реквизиты документа необходимо знать и применять в соответствии с видом и значимостью документа.

Распорядительные документы

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.

Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на: