СОВЕТ: в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог «За», ставить косую черту и т. д. Необходимо внести в документ наименование должности и фамилию лица, исполняющего обязанности отсутствующего руководителя.

В документах, составляемых комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности как членов комиссии (председатель, секретарь, члены комиссии).

Согласование и визирование документов. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа (включая наименование организации или подразделения), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись».

Все части реквизита согласования – каждая часть отдельной строкой – печатают от 0-го положения табулятора. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Наименование должности размещается непосредственно под словом «СОГЛАСОВАНО», личная подпись ставится под наименованием должности, ее расшифровка печатается от 2-го положения табулятора на одной с подписью горизонтали. Дата согласования размещается под личной подписью. Точка в конце каждой части реквизита не ставится. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления кадров и

учебных заведений министерства

радиопромышленности

(личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Если проект документа согласовывается с несколькими должностными лицами, то грифы согласования располагаются на одном уровне двумя параллельными столбцами. Допускается составление отдельного листа согласования.

Визирование является способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы левого поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:

Визы:

Главный бухгалтер завода (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.00

Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемом в дело.

Простановка печати . Оттиск печати на документах ставится с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации.

Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Как правило, это документы финансового характера, договоры, дипломы, трудовые книжки и т. д.

Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и во многих других случаях.

Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Заверение копии . Копией называют заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. Организация может заверять копии документов, которые разработаны в данной организации, или копии документов других организаций, если они используются для собственных нужд.

Копия документа выполняется на бланке организации или чистом листе бумаги с воспроизведением реквизитов углового штампа. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точки), а на последнем – заверительная подпись по следующему образцу: