Работа по подготовке к проведению совещания начинается после получения указания должностного лица, ответственного за данное совещание. Указание необходимо даже в том случае, если совещание проводится на основании заранее утвержденного плана подобных мероприятий. Это не бюрократическая процедура и не перестраховка, а подтверждение того, что необходимость в проведении конкретного совещания не утрачена.

Вместе с получением указания о проведении совещания решается и вопрос о его финансовом обеспечении, если это не было предусмотрено при формировании текущего бюджета организация.

Получение задания на проведение совещания предопределяет ход последующих мероприятий: выработку повестки дня и определение круга лиц, привлекаемых или приглашаемых для участия в совещании.

В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т. п.

Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если по каким-либо причинам возникает ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1, 5 – 2 недели до их проведения. Совместно с руководителем секретарь должен:

1) уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;

2) уточнить регламент совещания;

3) оповестить участников;

4) оформить и подготовить к рассылке повестку дня совещания и тезисы основных сообщений;

5) обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;

6) обеспечить регистрацию участников;

7) обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформить результаты протокола и решения, проконтролировать ход выполнения решений. В ряде случаев секретарь может выполнять функцию регистратора. В ходе совещания он не дает никому никаких оценок. Он просто фиксирует идеи. Он ни в коем случае не должен редактировать высказывания, основываясь на собственном мнении. Именно он должен уловить рациональное зерно, понять его суть и записать. Он может на секунду прервать выступавшего, чтобы тот четко сформулировал свое предложение. Поэтому совещание идет своим ходом, не затягиваясь, а может, и, наоборот, ускоренными темпами, так как регистратор в состоянии сразу определить повтор предложений. Он должен записывать основные мысли собравшихся на больших листах бумаги.